"Do it, delegate it ,or defer it" - Time management als sleutel tot persoonlijke vrijheid
0|10 februari 2010|7-11 minuten leestijd
Druk, druk, druk. Net een vermoeiend weekend achter de rug met zieke kinderen, wacht maandagochtend op het werk weer een overvolle bak met e-mails, zeurt je secretaresse over telefoontjes waar je maar niet aan toe komt, terwijl onverbiddelijke deadlines als een tsunami op je af rollen en de targets voor dit jaar voortdurend rondzingen in je achterhoofd. Wie heeft niet het goede voornemen gemaakt om alles dit jaar een beetje onder controle te houden - met name op het werk, maar ook thuis? David Allen schreef 'Getting Things Done'. Net iets anders dan het zoveelste boek over time management.Geen goede titel
"Doe het nu! Prettig, efficiënt werken zonder stress," is de Nederlandse titel die zijn boek heeft meegekregen van de uitgever. "Eigenlijk geen goede titel", moppert Allen als hij gesigneerde exemplaren uitdeelt op het seminar van IMS (Institute for Management Studies) in een hotel in Zoetermeer. "Soms stel je iets namelijk heel bewust uit tot een later en beter geschikt moment. De essentie is dat je te allen tijde overzicht en controle houdt over de stromen van informatie en klussen die voortdurend op je afkomen. Om te beginnen door over alles wat op je weg komt ook meteen een eerste weloverwogen beslissing te nemen: handel het nú af, delegeer het, of stel het uit tot nader orde." Of zoals het in het Engels als alliteratie klinkt: 'do it, delegate it or defer it.'
Zen Boeddhisme
Het is de kunst om orde en rust te bewaren, onder andere door je 'in-box' zoveel mogelijk leeg te houden. "De hoeveelheid zaken die je gedaan krijgt is meestal omgekeerd evenredig aan de hoeveelheid zaken die je aan je hoofd hebt", doceert Allen. Om zijn betoog meteen kracht bij te zetten met alweer een oneliner: "Het vermogen om energie te genereren staat in rechtstreeks verband met je vermogen om te relaxen. Je kunt dingen pas snel doen als je kalm aan doen ook onder de knie hebt."
Dat laatste heeft Allen geleerd met de sport karate, waarin hij een verdienstelijke zwarte band behaalde. Een van die op het eerste gezicht wat vreemde zijpaden in zijn loopbaan, die naar zijn zeggen op latere leeftijd echter allemaal bij elkaar zijn gekomen. Als jongeling stortte Allen zich op het Zen Boeddhisme en toonde hij zich een grote fan van de Amerikaanse dichter Allen Ginsberg, in de jaren '60 en '70 een van de intellectuele voorgangers van de Beat generatie. Tijdens zijn studie filosofie raakte Allen in de ban van de grote denkers. Hij koos vervolgens voor een master opleiding Amerikaanse geschiedenis aan de Universiteit van Californië in Berkeley, in die woelige jaren het epicentrum van de flower power beweging. Hij hing zijn boekentas echter al snel aan de wilgen, bekwaamde zich in de genoemde oosterse vechtsport en begon aan wat hij noemt "een dertigjarige zoektocht naar God, de waarheid en het universum".
Fuifnummer
Om in zijn levensonderhoud te voorzien gaf Allen les in karate, werkte als manager bij een tuin- en landschapsinrichtingbedrijf en hielp een vriend bij het opstarten van een restaurant. Maar vóór alles richtte hij zich op zelfontdekking, zelfontwikkeling en persoonlijke groei. "Het klinkt wat zweverig, en dat was het soms ook. Maar in de kern van de zaak biedt dit gedachtegoed bruikbare ideeën om je leven in lijn te houden met je waarden." Toen persoonlijke groei in de loop van de jaren '80 steeds meer in de belangstelling kwam te staan van human resource managers, zag Allen opeens een nieuwe markt. "Ik ben eigenlijk van nature lui en een beetje een fuifnummer", grapt hij. "In ieder geval zeker geen op productiviteit ingesteld persoon. Door mezelf beter te leren kennen, kon ik mezelf een systematiek aanleren om efficiënter te gaan werken en daardoor meer vrije tijd te creëren. Dat inzicht vormde de brug tussen alle bagage die ik had verzameld en de praktijk. Time management werd voor mij de sleutel tot persoonlijke vrijheid."
Als je jezelf beter begrijpt, kun je bovendien niet alleen beter met je eigen leven overweg maar kun je ook effectiever samenwerken met anderen. Met die wijsheid in pacht nam hij de stap naar het beroep van consultant en sindsdien adviseert, coacht en traint hij bedrijven, organisaties en individuen. "Mede omdat ik tot het besef was gekomen dat het God niet zoveel uitmaakt of ik geld heb of niet", vertelde hij met een brede lach al eens in een eerder interview. Het bleek een gouden greep. Al snel richtte hij samen met zijn vrouw Kathryn een adviesbureau op, dat inmiddels een tiental medewerkers telt.
Verslaafd
"Het probleem van veel mensen is, dat we graag erkenning willen. Zo vaak en zoveel mogelijk, van zoveel mogelijk verschillende personen - in het privé-leven maar met name op het werk", analyseert Allen. "Daarom laten we van-alles-en-nog-wat toe op ons bureau, hetgeen resulteert in stapels 'dingen te doen'. Langzaam loopt onze 'psychische harde schijf' vol met 'stuff': tal van zaken die we voortdurend met ons meedragen maar waarvoor we nog geen volgende actie of gewenste uitkomst hebben bepaald." Op zeker moment raken we zelfs min of meer verslaafd aan deze permanente staat van stress en kunnen we bijna niet meer zonder, meent de Amerikaan. "Toch voelt menigeen zich opperbest op het werk vlak voordat de deur van het kantoor voor een paar weken dichtgetrokken kan worden. Hoe dat komt? We gebruiken het moment om op vakantie te gaan als een deadline om een heleboel zaken op te lossen en af te ronden. Voor mij het eenduidig bewijs dat we dus happy zijn als we de psychische harde schijf voor eventjes leeg hebben geveegd."
Om dit euforisch Zen-gevoel van 'alles is af' vaker te kunnen beleven heeft Allen een praktische, handzame stap-voor-stap methode ontwikkeld. "Geen strak, rigide systeem zoals de meeste time management goeroes voorschrijven, maar een flexibele aanpak. Je kunt al je werkzaamheden precies plannen, maar je hebt je omgeving niet in de hand. Zit je midden in een dossier, laat je baas weten dat je dringend bij hem langs moet komen - nú. Of de kinderopvang belt dat je dochtertje ziek is geworden. De kunst is juist om met al die onverwachte wendingen om te kunnen gaan zonder dat ze de gang van zaken in de war sturen of paniek veroorzaken omdat je je schema van die dag niet af kunt maken."
Twee minuten
Zoals gezegd hanteert Allen als basis een strikte 'in-box'. Elk telefoontje of elke email, iedere gedachte, een slim idee dat opborrelt, iets wat iemand tegen je zegt, een boodschap, het zijn allemaal 'inkomende berichten'. Allen: "Van elk bericht vraag je je meteen af of je er op dit moment iets mee kunt. Als je er niets mee kunt, dan gaat het linea recta de prullenbak in. Heeft het enige tijd nodig, dan komt het in de map 'later nog eens bekijken'. Of het gaat in een referentie-map, zoals een adres. Kun je er nu wel actie op ondernemen, maak dan de keuze: 'do it, delegate it, defer it.' Die eerste categorie is erg belangrijk, benadrukt hij. "Doe iets meteen als je het in twee minuten kunt doen – een kort telefoontje plegen bijvoorbeeld – het later opnieuw oppakken kost zeker twee keer zoveel tijd. Nog afgezien van de mogelijkheid dat je het vergeet." Op acties die je uitbesteedt komt een soort van 'bewakingssysteem', bijvoorbeeld een markering in je agenda dat je een terugmelding van deze of gene moet hebben. Als je iets tot nader order uitstelt, hangt er ook een datum aan om te voorkomen dat het onderwerp in de vergetelheid raakt. Sommige zaken maken deel uit van een groter project of plan. Daarvoor is een aparte planning. En natuurlijk worden alle paperassen in mappen gestopt en gelabeld.
Op deze manier is de stroom van impulsen, informatie, gedachten en activiteiten overal en altijd in kaart gebracht en onder controle. Zeker met handige hulpmiddelen als een laptop en een PDA, waarvoor Allen nog wat software in de aanbieding heeft om zijn systeem te perfectioneren.
Elastiekjes
Cruciaal is vervolgens de wekelijkse review als een soort opruimbeurt van al je lijsten, om nieuwe plannen te maken en prioriteiten te stellen, en om je zegeningen te tellen. Van tijd tot tijd dien je bovendien momenten in te ruimen om middellange en lange termijn doelen te evalueren.
"De meeste mensen doen een heleboel van de dingen die ik aanreik al op een of andere manier, bijvoorbeeld via de bekende gele plakkertjes", relativeert Allen. Zijn complete systeem op poten zetten vergt echter heel wat discipline en zeker een aantal dagen tijdsinvestering, maar dan heb je ook wat. "David Allen bevrijdt workaholics, hij heeft me laten zien hoe ik op een slimme manier prioriteiten kan bepalen, werk efficiënt kan indelen, en kan genieten van de uitkomsten met de tijd en het geld die de nieuwe vaardigheden hebben opgeleverd", aldus online de lovende woorden van een gebruiker van de GTD-methode (Getting Things Done), ook wel MAP genoemd (Managing Actions and Projects). De maestro stuurt bovendien regelmatig email-nieuwsbrieven rond, waarvan hij er een aantal heeft gebundeld in zijn tweede, nog niet in het Nederlands vertaalde boek 'Ready for Anything: 52 Productivity Principles for Work & Life'. Om elke week ééntje te lezen voor het slapen gaan. De meeste tips klinken nuttig, met hier en daar een open deur – en een enkele suggestie die neigt naar het gedrag van een controlfreak. Elastiekjes om batterijen doen die zijn opgeladen lijkt zinnig. Maar om toe te voegen dat je een speciale plek in je koffer of computertas moet reserveren voor de niet gebruikte elastiekjes gaat wat ver.
Deze website maakt gebruik van verschillende soorten cookies.
Sommige cookies worden geplaatst door diensten van derden die op onze pagina's worden weergegeven.
Om deze externe content te kunnen tonen is nodig dat u toestemming geeft voor het zetten van persoonlijke en marketingcookies.
U kunt uw toestemming op elk moment wijzigen of intrekken.
In onze cookieverklaring vindt u meer informatie.
