Kostenoverschrijdingen gebeuren omdat we ze willen voorkomen. Natuurlijk wilt u zekerheid over wat u van de toekomst kunt verwachten als u een besluit neemt. Daarom wilt u het liefst één getal horen en dat moet het zijn.
Paradoxaal genoeg creëert u juist onzekerheid als u uitgaat van één getal. U weet natuurlijk ook wel dat er een kans is dat de werkelijkheid zal afwijken, maar die kans is in werkelijkheid veel groter is dan velen denken. Eigenlijk zou het zelfs toeval zijn als u precies op uw ramingen uitkomt.
Prijzen fluctueren, net als rentestanden, weersomstandigheden enzovoorts. Dat betekent dat als eenzelfde project honderd keer wordt uitgevoerd, op vele verschillende eindkosten en doorlooptijden zou uitkomen, door statistici fraai weergegeven in een klokvormige grafiek. De waarde die hypothetisch het vaakst voorkomt (de top van de grafiek) wordt vaak voor besluitvorming gebruikt. Maar is dat wel logisch? Op de eerste plaats vertegenwoordigt dit getal slechts een zeer beperkt deel van de honderd hypothetische gevallen. Als er dus één ding is wat u weet over de toekomst, is het dat u waarschijnlijk niet op dat ene getal uitkomt, maar ergens anders in de klokgrafiek.
Dat lijkt nog niet zo erg, omdat het theoretisch in ieder geval net zo vaak kan meevallen als tegenvallen. De werkelijkheid valt echter vaker tegen. Ook daar is een logische verklaring voor. In het bovenstaande wordt één essentiële onzekerheidsfactor nog niet meegenomen: risico’s. Risico’s vervormen de klokgrafiek. De toekomst kan veel erger tegenvallen dan meevallen. Een forens die meestal in een half uur naar zijn werk rijdt, weet dat hij stoplichten zal tegenkomen. Maar zelfs als alle stoplichten op groen staan, zal hij slechts een paar minuten winnen. Als hij echter in een sneeuwstorm terechtkomt en er zijn vóór hem op de weg ongelukken gebeurd, dan kan de vertraging wel tot anderhalf uur oplopen. Als we dus risico’s meenemen, krijgt de klokgrafiek een lange staart naar de verkeerde kant.
Dit vereist een andere werkwijze van de manager. Ten eerste moet hij niet uitgaan van de modus (de meest voorkomende uitkomst), maar van de mediaan (de waarde waarbij de kans even groot is dat hij eronder uitkomt als erboven), ondanks dat de kans dan nog kleiner is dat hij er daadwerkelijk precies op uitkomt. De mediaan ligt hoger dan de modus. Dus als hij honderd van dit soort projecten zou doen en van de modus zou uitgaan, dan komt hij op de lange duur geld tekort en gaat hij bovendien waarschijnlijk failliet op die ene uitschieter die de klokgrafiek scheeftrekt. Sam Savage noemt dit The Flaw of Averages. Als onze forens een belangrijke afspraak heeft, zal hij ook een extremere reistijd in acht nemen.
Ten tweede moeten we af van dat ene getal. Hoe onhandig bazen en politici het ook vinden, ramingen worden bepaald met de begrippen betrouwbaarheid en accuratesse. Bijvoorbeeld: de kans is tachtig procent (betrouwbaarheid) dat het project tussen de 50 en 60 miljoen kost (de marge is de accuratesse). Uw baas of opdrachtgever steigert vanwege te veel onzekerheid? Stel hem gerust dat onze forens ook steeds beter kan inschatten welke mogelijke tegenvallers hem nog te wachten staan naarmate hij dichter bij zijn bestemming komt. En de gewenste zekerheid verplaatst zich, omdat zal blijken dat uw inschattingen vaker kloppen en hij bij uitschieters minder kans heeft failliet te gaan.
Do’s:
· Ga met de toekomst om in overeenstemming met haar kenmerken; streven naar de ultieme zekerheid leidt tot schijnzekerheid
· Ga voor de lange termijn uit van de vraag of u een uitschieter kunt opvangen
· Verplaats het streven naar zekerheid van puntschattingen naar het bereiken van een grotere kans op een juiste uitkomst
Don’ts:
· Ga niet uit van gemiddelden, maar van kansen op overschrijding en onderbesteding
