Kick-off - Methode voor het maken van je projectplan op één pagina waarbij je meteen tot de kern komt

Toen Anne Nieboer en Claire Lovell begonnen met werken misten zij een methode om overzicht te creëren in de aanpak van de projecten die op hun pad kwamen. Eén van hun eerste projecten was het ontwerp van een kwaliteitssysteem voor zelfsturende teams in de thuiszorg. Dat bestond uit allerlei deelprojecten waar steeds met teams van wisselende samenstelling aan gewerkt werd. Ze deden dit samen met thuiszorgmedewerkers, wiens input belangrijk was, maar die het ook lastig vonden om vooruit te kijken naar de volgende stap in het project, of het verschil tussen het doel en de resultaten van een project niet kenden.

Hoe maak je inzichtelijk welke stappen er achtereenvolgens gezet gaan worden? Door ze uit te tekenen en op te hangen terwijl er over de opzet van de projecten werd gebrainstormd. Anne: ‘In eerste instantie ging ik in de weer met flap-over vellen om iedere stap duidelijk uit te leggen. Dat werkte goed, maar ik mistte een overzicht van het geheel.’ De oplossing vond ze in het uittekenen van ieder deel van het projectplan op één pagina, met blokken die samen het plan vormen.

Anne: ‘Zo konden de professionals input geven, essentieel, want zij moeten uiteindelijk met het projectresultaat gaan werken. Tegelijkertijd konden we wel stappen zetten om tot een goed en gestructureerd projectplan te komen.’ Het canvas helpt bij vragen als: Wat was ook alweer ons plan? Lopen we nog op schema? Zien we in de praktijk wat we in theorie hadden bedacht? Zijn we tevreden? Het canvas stelt concrete doelen en geeft deelresultaten weer, waardoor het hele projectteam op de hoogte is van de status van alle facetten van het project.

Het maken van een canvas is een goed uitgangspunt voor een succesvol project, zegt Claire: ‘Maar daarmee ben je er nog niet. Je moet het plan kunnen verkopen aan derden, je moet goed blijven samenwerken, het budget in de gaten houden, tussentijds evalueren, en meer. In het tweede deel van het boek geven we daarom tips rondom het starten van je project met een interactieve workshop, het werken aan je project met Scrum, het projectteam, hoe je het best evalueert en creativiteit in het project brengt.’

De Kick-off methode met canvas is in de praktijk steeds verder ontwikkeld. Dat is tekenend voor de aanpak van Over/Nieuw, het succesvolle projectbureau dat Anne in de tussentijd is gestart. Over/Nieuw gaat uit van de kracht van jong ondernemerschap. Met iedere stap in het uitvoeren van de projecten wordt toegewerkt naar een mijlpaal. Bij elke bereikte mijlpaal wordt het project geëvalueerd en waar nodig bijgesteld. Die werkwijze levert iedere keer nieuwe energie op en zorgt ervoor dat projecten niet eindeloos blijven lopen zonder concrete resultaten op te leveren.

Met dit boek leer je met het Kick-off canvas werken, waarmee je snel met jouw projectplan aan de slag kunt. Het is een praktisch en sterk visueel hulpmiddel voor het managen van je project en helpt het overleg binnen het projectteam gestructureerd te laten verlopen. De verschillende aspecten van het project worden één voor één besproken en tegen elkaar afgewogen, waardoor je alle neuzen in dezelfde richting krijgt. Daarna is het aan jou om het project tot een succes te maken!

Anne Nieboer is oprichter van Over/Nieuw. Met haar bedrijf helpt ze organisaties, gemeenten en stichtingen door de inzet van jong talent om succesvolle projecten op te starten. Claire Lovell is na haar studie politicologie en conflictwetenschappen gestart bij Over/Nieuw. Zij werkt samen met gemeenten, zorgaanbieders en het onderwijs om de thuiszorg beter en slimmer te organiseren. Ze zijn de auteurs van Kick-off.