Als junior adviseur geef ik vaak presentaties of begeleid ik bijeenkomsten. Ter voorbereiding vraag ik me af wat het doel van de bijeenkomst is en hoe ik dit kan bereiken. Dan volgt de inhoudelijke voorbereiding. Soms vergeet ik daarbij expliciet te kiezen voor een werkvorm. En dan gaat het fout, zo merkte ik al snel.
Laatst nog; ik gaf een presentatie en wilde daarna met elkaar in debat gaan. Maar hoe ik het ook probeerde, het gesprek wilde niet vlotten. Ook overkomt het me soms dat er niet wordt geluisterd, steeds dezelfde personen aan het woord zijn of het vertrouwde denkkader maar moeilijk wordt verlaten. Om dit alles te voorkomen en de effectiviteit van bijeenkomsten, vergaderingen en trainingen te verhogen, heb ik geëxperimenteerd met verschillende werkvormen. Sinds kort word ik daarbij geholpen door 'Het groot werkvormenboek'.
Sasja Dirkse-Hulscher en Angela Talen schreven een overzichtelijk handboek met 120 werkvormen, allen geclusterd naar doelstelling. Zo kunt u kiezen uit 'kennismaken', 'beslissen', 'informeren', 'brainstormen' en 'strategie'. Elke werkvorm staat beschreven op twee bladzijden. Rechts staat de opbrengst en de aanpak van de werkvorm. Links een aantal voorbeeldvragen, tips en varianten.
Naast de werkvormen zelf vind je in dit boek een korte theoretische onderbouwing en een handleiding voor het kiezen van de meest geschikte vorm per situatie. 'Het groot werkvormenboek' heeft bij mij het bewustzijn gecreëerd dat je als adviseur, coach of trainer, bewust of onbewust, altijd kiest voor een bepaalde werkvorm. Ook al is het een standaard voorstelrondje of een Power Point-presentatie. Als je van tevoren nadenkt over de vorm die je gebruikt, lukt het je beter aan te sluiten bij de doelstelling van de bijeenkomst en de voorkeuren van deelnemers.
Zo begreep ik ineens wat er mis ging bij de discussie die ik laatst leidde. Ik verwachte een actieve houding, maar had er met mijn presentatie van 20 minuten zelf voor gezorgd dat iedereen in de 'luisterstand' stond. Vorige week kreeg ik een nieuwe kans. Geïnspireerd door 'Het groot werkvormenboek' gaf ik iedereen tijdens de presentatie een luistervraag mee en vroeg ze na afloop een mindmap te maken. Als vanzelf kwam daarna een levendige discussie op gang!
Ik kan dit boek dan ook aanraden aan iedereen die geregeld bijeenkomsten begeleidt. Of je nu manager bent, adviseur of docent, dit boek geeft je in één overzicht een leidraad voor het voorbereiden van een effectieve bijeenkomst. Want als één ding duidelijk is, dan is dat wel dat een werkvorm veel meer is dan een leuke manier van presenteren: het is het middel om je doel te bereiken!
