'Making it all work' presenteert geen nieuwe methode, de eerdere methode uit 'Getting Things Done' wordt opnieuw gebruikt. De methode bestaat uit de stappen Vastleggen, Verhelderen, Organiseren, Reflecteren en Zich verplichten. David Allen propageert dat je gedachten moet vastleggen (anders blijf je er toch maar aan denken), deze verheldert, op een juiste manier voorziet van een actie, die acties regelmatig onderhoudt en jezelf stimuleert de acties uit te voeren. Dat is in het heel kort de methode.
Het is alleen jammer dat de eerste 60 pagina's van het boek het succes van zijn vorige boek beschrijft, en de voordelen van een methode ophoest, terwijl de lezer op dat moment de methode nog niet kent! Wellicht is een investering in het eerste boek geen slechte keuze. De auteur heeft het denkproces (wat je in meer of mindere mate onbewust al doormaakt) in heldere stappen uitgewerkt, zonder het heel ingewikkeld te maken. Bij het vastleggen van gedachten heeft iedereen wel een beeld, je pakt snel een blocnote of things-to-do-today en noteert de actie. Na het bepalen van alle mogelijke acties dienen er twee vragen (per actie) beantwoord te worden: - Wat is de door mij gewenste uitkomst? - Wat is de volgende stap, of anders geformuleerd: Wat is het volgende wat ik moet doen om dichter bij dat doel te komen? Acties die niet direct een volgende stap vereisen kunnen worden geëlimineerd, geplaatst op het ooit/misschien lijstje of gearchiveerd worden.
Zelf vond ik het ooit/misschien lijstje wel een goede vondst, op een centrale plek vastleggen waar je niet direct op korte termijn mee aan de slag wilt of kunt, maar je wilt het ook niet vergeten. Het hoofdstuk 'Organiseren' is het meest praktisch van aard. Daarin worden suggesties gedaan voor het onderbrengen van acties in diverse categorieën en het organiseren van geheugensteuntjes. De auteur adviseert om te organiseren 'naar situatie' dus specifieke actielijsten voor bellen, mailen of zaken die alleen op een bepaalde locatie (bijv. kantoor of thuis) kunnen worden uitgevoerd. Het duidelijk toewijzen aan een categorie zorgt ervoor dat je georganiseerd de acties kunt afwerken op het moment waarop ze gepland zijn of zich een gelegenheid voordoet. Voorbeeld van het laatste is de bellijst die je kunt pakken als je wacht op de luchthaven. Als je op dat moment pas de volledige actielijst door moet lopen om te kijken wie je zou kunnen bellen, verspil je tijd! Ik geloof in de methode die Allen voorstaat voor het bepalen van acties en prioriteiten, en besef dat het een investering in tijd en accuratesse vergt om echt van de voordelen te kunnen profiteren. Waar ik minder mee uit de voeten kan is de gelaagdheid van horizonnen, het tweede deel van het boek. Daarin bepleit Allen dat de methode niet alleen geschikt is voor projecten maar dat het ook kan helpen bij het aanbrengen van prioriteit in je eigen kernwaarden, persoonlijke lange termijn doelen of organisatiedoelstellingen. Eerlijk gezegd haak ik dan af, maar in het algemeen blijft mijn conclusie: Dit is een goed boek (en zijn voorganger ook, daar wordt dezelfde methode gebruikt) waar je inspiratie uithaalt om grip te krijgen op je agenda, mailbox en projecten: een aanrader!
