Jullie boek heeft als bijlage een dvd met daarop onder meer interviews met (programma)managers verantwoordelijk voor omvangrijke verandertrajecten bij grote organisaties waar jullie workshops hebben georganiseerd. In één van die gesprekken zegt de programmamanager van Eneco dat men dankzij workshops een half jaar doorlooptijd heeft gewonnen bij een grote herstructurering. Workshops als de heilige graal?
Blijsie: Mits je workshops goed voorbereidt en inricht, is het een geweldig instrument. Het slaat een brug tussen wat het management wil en de medewerker nog niet per se wil; die heeft vaak veel later en een heel ander urgentiebesef. Bij Eneco is in drie werkconferenties van elk drie dagen de nieuwe taakverdeling tussen twee divisies herontworpen, zijn de consequenties voor de processen daarvan in kaart gebracht en de nieuwe informatiestromen bepaald. Iedere werkconferentie had een tussenliggende periode van zes weken. Aan iedere werkconferentie namen ongeveer dertig mensen deel, waarvan steeds tien tot vijftien mensen dezelfde mensen waren die deelnamen aan de werkconferentie ervoor. Inderdaad is de doorlooptijd van de splitsing van het netwerk- en leveringsbedrijf hierdoor aanzienlijk verkort en ging de implementatie van de beoogde verandering soepel. Immers: deze was uitgedacht door managers en sleutelmedewerkers met betrokkenheid van de directie en OR en hoefde dus niet meer 'verkocht' te worden.
Wanneer moet je workshops vooral niet gebruiken?
Noordik: Het probleem bij workshops is vaak dat ze als losse interventie worden ingezet. Maar gebruik workshops vooral niet bij een crisis of als er geen urgentie is. Wat je vaak ziet, is dat het management al lang besloten heeft welke richting het op moet, en dat pro forma mensen nog in een workshop iets mogen roepen. Maar juist een eerlijke dialoog is de kracht van een workshop. Daarnaast is tijd en ruimte voor een goede voorbereiding en doortastendheid bij de opdrachtgever wat deze er daadwerkelijk mee wil bereiken essentieel. De opdrachtgever is eigenaar van de inhoud en de resultaten van een workshop, de facilitator procesbegeleider en expert op het gebied van slimme werkvormen en groepsdynamica.
Jullie besteden in jullie boek ‘Hartelijk gefaciliteerd!’ veel aandacht aan hoe een facilitator een workshop moet voorbereiden. Waarom die aandacht?
Blijsie: We hebben zelf aan den lijve ondervonden hoe complex sommige organisaties of situaties zijn en zeker voor een buitenstaander is het dan lastig om te ontdekken hoe alle hazen lopen. Gemiddeld drievijfde van de tijdsduur van een workshop zit ‘m in voorbereiding. Weet wat het management wil bereiken. Weet wat je rol is als facilitator. Weet wat voor een vlees je in de kuip hebt; spelen er onderhuidse conflicten? Vertrouwen deelnemers elkaar? Ofwel: zijn de randvoorwaarden voor een echte dialoog echt aanwezig? Daarbij: heb je de kwalitatief juiste mensen uitgenodigd die, indien nodig, bevoegd zijn besluiten te nemen? Noordik: De kleurentheorie van De Caluwé en Vermaak is behulpzaam bij het ontwerp van een workshop. Het helpt te identificeren om welk type vraagstuk het gaat (puur projectmatig of politiek gevoelig bijvoorbeeld), welke accenten je legt bij de voorbereiding en realisatie van een workshop en hoe je de ruimte inricht. En zo wordt de lezer in het gehele boek stap voor stap meegenomen in de wereld van de workshop: vanaf het moment dat de opdracht gegeven wordt, tot de evaluatie achteraf.
Is een workshop niet één van de vele methoden? Waarom die specifieke aandacht voor de workshop?
Noordik: : Een organisatie is erbij gebaat om succesvol te veranderen. Onze praktijk wijst uit dat workshops helpen om dat te bewerkstelligen. De workshop is een middel om de onontbeerlijke betrokkenheid, steun en inzet te creëren die nodig is om een verandering te laten slagen: het genereert energie in de goede richting. Het kan bijdragen aan een participerende en daarmee lerende organisatie. Blijsie: Workshop, het woord zegt het eigenlijk al, betekent dat er werk aan de winkel is. Doordat mensen actief deelnemen dankzij de participatieve werkvormen is het resultaat dat tot stand komt een beter en gedragen resultaat. Confusius zei het al: ‘If I tell you, you will forget, if I show you, you will remember, if I involve you, you will understand.’
Wat is de top drie van voorwaarden waaraan een goede workshop moet voldoen?
Blijsie: Allereerst heeft de opdrachtgever het ‘ownership’. De facilitator begeleidt het proces. Daarnaast moet er voldaan worden aan de voorwaarden om een echte open dialoog te kunnen voeren. Ten derde moet het vooraf helder zijn wat er met de resultaten van de workshop wordt gedaan. En bovenal: voorbereiding – voorbereiding en voorbereiding. Wij zien in de praktijk dat het belang van een goede voorbereiding vaak wordt onderschat.
Tot slot: ideeënseks, een kreet uit jullie boek. Wat is dat?
Noordik: Deze term van Thijs Homan illustreert dat er iets nieuws kan ontstaan als je mensen de kans geeft ideeën, gevoelens en gedachten met elkaar uit te wisselen. Dialoog dus. Dat is wezenlijk iets anders dan ‘een feestje van een presentator waarbij niemand in de zaal aanhaakt’.
