De hedendaagse complexiteit van informatiesystemen, de gevraagde flexibiliteit (agility), de mate van beweeglijkheid (mobility), de verwachte duurzaamheid (sustainability) en allerlei risico’s, beperkingen (constraints) en onzekerheden (uncertainties) waarmee organisaties te kampen hebben, maken het lastig voor de IT om dit te volgen.
De traditionele manier van managen blijkt voor veel organisatie niet meer toereikend. De organisatie (zowel de business als de IT) dient te evolueren naar een hedendaagse, realistische wijze van managen, waarbij rekening gehouden wordt met allerlei beïnvloedingsaspecten, met als doelstelling echte integraliteit. De organisatiecultuur en de mens binnen de IT-omgeving zijn hierbij twee belangrijke factoren.
Lean biedt een uitstekend kader voor een gestructureerde aanpak van de afstemmingsproblematiek tussen de business (demandorganisatie) en de IT (supplyorganisatie(s). Lean IT, een verlenging van de principes van Lean, toegepast op een IT-omgeving, biedt een integrale aanpak die gericht is op het maximaliseren van waarde voor de klant door het minimaliseren van verspilling.
Wat is Lean?
Lean is een managementfilosofie en dus gericht op organisaties. Meer specifiek is Lean gericht op de manier van werken, verbeteren, denken en zijn. Twee belangrijke centrale waarden hierbij zijn: verspilling minimaliseren en waarde voor de klant maximaliseren. Alle medewerkers zoeken continu naar kleine (proces)verbeteringen met het oog op het minimaliseren van verspilling en het verhogen van de klantwaarde. Het doel waarnaar iedere medewerker streeft is: de klant dient de juiste kwaliteit te krijgen, volgens de juiste specificaties, tegen de juiste prijs en op het juiste moment. Een positief gevolg hiervan is bijvoorbeeld kostenbeheersing, wat helaas voor veel organisaties verheven is tot doel!
Wat is Lean IT?
Lean IT gaat over het ontwikkelen en managen van de IT-omgeving in de zin van de provider, de services, de componenten en de assets (in relatie tot de informatievoorziening) die bijdraagt aan het maximaliseren van de klantwaarde door het minimaliseren van verspilling. Lean IT gaat ook over het continu verbeteren van de te leveren IT-services door de supplyorganisatie aan de demandorganisatie. Lean IT kan het best worden beschouwd als een ‘mindset’ en is, in tegenstelling tot wat vaak wordt gedacht, geen organisatiemodel of raamwerk (framework).
Lean IT is in het bijzonder bedoeld voor organisaties die zich bezighouden met het managen van bedrijfsinformatie (information management) en het managen van ondersteunende technologie (information technology). En welke organisatie is dat niet!
Afstemmingsproblematiek
De kern van de eerder genoemde problematiek betreft de afstemming en overeenstemming tussen de bedrijfsdoelstellingen en de IT-eisen van de organisatie. De context van deze onderwerpen heeft betrekking op Lean Management. De traditionele manier van managen geeft namelijk geen enkele garantie voor de juiste aandacht of ondersteuning bij een Lean IT-transformatie in een organisatie. Indien er namelijk geen concrete actie wordt genomen op het veranderen van de wijze waarop de processen en de mensen worden gemanaged, dan slaagt een Lean IT-transformatie hoogstwaarschijnlijk niet. Velen die een Lean-reis ondernemen hanteren het begrip Lean in ieder geval (nog) niet als dé alomvattende manier van werken en denken.
Wat biedt Lean IT?
Lean IT heeft alles te maken met klantgerichtheid. De demandorganisatie definieert hierbij wat de belangrijkste waarden zijn, en de ondersteunende IT-processen worden door de supplyorganisatie ontwikkeld en gemanaged om deze waarden te kunnen leveren. Het vereist de juiste ondersteuning en het juiste leiderschap om de medewerkers te stimuleren mee te werken aan en mee te denken over de continue verbetering van díe IT-processen die echt waarde toevoegen voor de klant. De benodigde managementaanpak om dit te bereiken is Lean Management. Hierbij wordt gebruik gemaakt van diverse hulpmiddelen en technieken om het doel, het leveren van waarde aan de klant, aan te laten sluiten op de processen en de mensen. Hulpmiddelen en technieken zijn op zichzelf nog niet effectief. Alleen met de juiste mentaliteit (mindset) van alle betrokkenen in de organisatie hebben de hulpmiddelen en technieken pas echt effect. Maar om de mindset van de medewerkers én hun managers op hetzelfde niveau te brengen als dat van een Lean-manager, vergt veel investering.
Jan Heunks is werkzaam bij Key Result. Hij is de auteur van Lean IT.
