In Nederland Vergaderland brengen we beroepsmatig elk jaar ongeveer 2 miljard uren door aan de vergadertafel. Zelden vragen we ons af wat die investering ons oplevert. Tegelijkertijd heeft meer dan de helft van de vergaderaars een bloedhekel aan vergaderen. De belangrijkste argumenten? Het levert niets op, het is saai en het kost te veel tijd.
Wij mensen zijn heel creatieve wezens. We maken fantastische kunst. We weten ons uit benarde situaties te redden. En we zijn in staat om een robot op een komeet neer te zetten. Zodra we de vergaderarena instappen lijkt deze creativiteit verdwenen. We schieten met meningen, pochen met quasi-feiten en doen onze uiterste best om onze zin door te drukken. Als de stofwolken zijn neergedaald, blijkt de opbrengst mager. Soms een slappe afspraak of een halfbakken compromis. Heel vaak is er helemaal niets bereikt. Hooguit een bevestiging van ieders plekje op de sociale ladder.
Hoe is het mogelijk dat we zoveel tijd besteden aan vergaderen? Waarom accepteren we dat vergaderen nauwelijks iets oplevert? En wat is er nodig om de aanwezige creativiteit te mobiliseren? Die vragen staan centraal in mijn boek Je vergadering als goudmijn. Ter voorbereiding op het boek heb ik aan 300 mensen een online vragenlijst toegestuurd met het verzoek deze door te mailen naar mogelijk geïnteresseerden. De respons was overweldigend. Binnen 3 weken had ik 350 ingevulde vragenlijsten in mijn inbox. De antwoorden leverden me een schat aan informatie. Die heb ik vervolgens aangevuld met interviews. Tijdens het onderzoek deed ik drie ontdekkingen.
Mijn eerste ontdekking was dat we wel heel veel vergaderen maar dat we niet de moeite nemen om het goed te leren. We doen alsof we geboren zijn met het vergader-gen. In de praktijk blijken we vergaderen vooral te leren van onze collega’s. En van wie hebben die leren vergaderen? Juist!
Mijn tweede ontdekking was dat vergaderingen zijn opgebouwd rond gewoonten. De regelmaat, de tijdsduur, de agenda, de deelnemers, hun plek aan tafel, het gedrag van de vergaderaars. Voor alles geldt: voorspelbaarheid troef. Vergaderen is in veel organisaties zo gewoon geworden dat de vraag ‘waarom vergaderen we eigenlijk?’ al lang niet meer wordt gesteld.
Mijn derde ontdekking was dat we eigenlijk maar één werkvorm beheersen. Het zogenaamde ‘rondje’. In dat rondje mag iedereen zijn mening ventileren. Het is dan aan de voorzitter om er chocola van de maken. Deze werkvorm beperkt de vergadering tot het uitwisselen van meningen en de verdediging ervan. Dat heeft tot gevolg dat deelnemers in de overtuigingsstand terecht komen. Die laat je niet makkelijk los. De gevolgen zijn halfbakken compromissen en ontevreden deelnemers.
Het boek Je vergadering als goudmijn is een praktische gids. De focus ligt op de opbrengst van je vergadering. Ik laat je zien hoe je de denkkracht in je organisatie omzet in klinkende resultaten in minder vergadertijd en met meer plezier. Vanuit herkenbare situaties geef ik je tips, achtergronden en vooral stof tot nadenken. De materie is geen hogere wiskunde. De uitdaging ligt in de toepassing. Ik kan je wel vertellen hoe je resultaten boekt maar jij moet het doen. En dat gaat het makkelijkst als je snapt wat je doet.
Het is geen gemakkelijk opgave. Je zult geduld en durf nodig hebben om je collega-vergaderaars mee te krijgen. Zij zullen hun gewoonten en ingesleten patronen moeten verlaten. En dat gaat gepaard met weerstand. Maar geloof me, het is alleszins de moeite waard om je vergadering om te bouwen tot een goudmijn.
Bart Kessels, meeting expert bij Linkias en auteur van Je vergadering als goudmijn
