‘Maak problemen behapbaar door ze te ontrafelen’

Hoe definiëren jullie problemen?

Ernst van Dam (EvD): In het zakelijk leven loop je dagelijks tegen kleine en grote problemen aan. Je hebt bijvoorbeeld een meeting voorbereid met iemand die jou belangrijke informatie gaat geven. Enkele minuten voor het gesprek volgt een telefonische afzegging; de cavia moet naar de dermatoloog en het spijt hem vreselijk. Nee, de afspraak verzetten naar morgen is niet mogelijk want je hebt andere plannen. Het is dan even wat schipperen maar uiteindelijk lukt het je wel. Een ander, groter probleem: de stuwende kracht van het team waartoe je behoort, heeft een nieuwe uitdaging gevonden en binnenkort moeten jullie het zelf zien te rooien. Zet op zo’n moment een stapje naar achteren en bepaal wat er precies aan de hand is. Je ziet dan dat een probleem bestaat uit drie componenten: emotie (wat voel ik erbij); wat kan ik niet (incompetentie) en wat is het gevolg. Als je het ontrafelt, maak je het voor jezelf meer behapbaar. Bepaal of je irritatie, frustratie, angst of verdriet voelt, dat helpt je het type probleem helder te krijgen. Bij de component incompetentie dien je jezelf af te vragen welke kennis of vaardigheid je mist om de situatie op te lossen. Tijdens het definiëren van de derde component, het gevolg of de consequentie, kun je dankbaar gebruik maken van het levenswiel dat afstamt van het Tibetaans boeddhisme. Het wiel richt zich op acht onderdelen waarop je je leven kan plotten, variërend van gezondheid, tijd voor jezelf en financiële vrijheid tot liefde en relatie. Zodra je het gevolg kan verbinden met die acht assen van het levenswiel, weet je meteen waar de pijn zit. Je kent de emotie, weet wat je moet kunnen om het op te lossen en bent daarmee al een stap verder.

Het opdelen van een probleem in de componenten emotie, incompetentie en gevolg wijst je de weg naar de oplossing?

Bart Groenewoud (BG): Hiermee voorkom je dat je impulsief gaat handelen, daarmee los je zelden problemen op. In ons boek geven wij een voorbeeld van een probleem: ‘De trein naar Leiden is 35 minuten te laat..’ De eerste stap is om letterlijk op te schrijven hoe je je voelt bij deze situatie. Een goede omschrijving van een emotie zou dan zijn: ‘Ik maak me erg veel zorgen…’ In de volgende stap van incompetentie stel je jezelf enkele vragen. Zoals welke kennis je mist om het probleem op te lossen. Bijvoorbeeld: ‘Ik zou graag willen weten of er ook een bus naar Leiden gaat’. Een andere vraag is welke competentie je mist om het probleem op te lossen. Bijvoorbeeld: ‘Als ik kon rijden en een rijbewijs had, dan kon ik met de auto naar Leiden’. Een goede omschrijving van incompetentie is hier: ‘Ik weet niet hoe ik nu op tijd op mijn afspraak moet komen’. Een omschrijving van de consequentie in deze situatie is: ‘...en dan kom ik te laat op mijn sollicitatiegesprek, en krijg ik die baan niet.’ Maar dit geeft geen antwoord op de vraag wat dan de consequentie dáárvan is. Je wilt weten hoe belangrijk deze sollicitatie is en waarom. Een betere omschrijving van de consequentie is volgens ons: ‘…en dan kom ik te laat op mijn sollicitatie en krijg ik die baan niet …en heb ik de volgende week niets te eten’. Of: ‘...en dan kom ik te laat op mijn sollicitatiegesprek en weet ik niet of dit een interessante werkgever zou kunnen zijn.’ Door een probleem op deze manier als een ui af te pellen, heb je een beter inzicht in wat het met je doet en los je het sneller op.

Jullie maken een onderscheid in pseudoproblemen, potentiële problemen en latente problemen.

EvD: Van een pseudoprobleem lig je ‘s nachts wakker, maar eigenlijk is er niets aan de hand. Stel je moet over twee weken een presentatie geven en bent bang je tekst te vergeten. Als dat gebeurt, is het een probleem. Maar zo ver is het nog lang niet dus waarom zou je er wakker van liggen? Of je gaat een barbecue geven en ligt nu al wakker van de gedachte dat het kan gaan regenen. Op een grotere schaal kun je ‘s nachts piekeren over de oorlog in Oekraïne. Daar kun je óók niets aan doen en daarom blijf je maar malen. Als je ‘s nachts wakker ligt van een probleem en voor jezelf hebt bepaald dat je het nooit kan oplossen, bedenk dan wat je wél kan doen; wat is de grootste kleine stap die je wel kan maken? Je maakt die stap door te opereren binnen de cirkel van invloed zoals beschreven door Stephen Covey. Binnen deze cirkel kan je proactief iets aan het probleem doen. Behalve blij maakt dat je volgens hem ook succesvoller. Pseudoproblemen en andere onoplosbare zaken liggen in de cirkel van betrokkenheid waar je geen invloed op hebt. Kijk je naar potentiële problemen, dan heb je het over risico’s. Hier kun je nog wat aan doen om ze te voorkomen. Dan moet je ze wel zien voordat ze echt een probleem worden. Op een woensdagochtend werd ik eens vanuit Parijs gebeld door een klant met de vraag of ik al in de buurt was. Op dat moment zat ik in Utrecht dus had ik een probleem. Potentiële problemen zitten overal: je kunt zaken onderschatten of jezelf overschatten en heb je externe factoren die roet in het eten kunnen gooien. Een leverancier levert verkeerde producten of kondigt aan zijn tarieven te verhogen. Een collega levert iets veel te laat op en de kwaliteit ervan is ondermaats. Latente problemen zijn problemen die er wél zijn maar die jij niet ziet. Je hebt het hier over fouten en slordigheden in opgeleverde documenten of producten, verkeerde besluiten en – ook hier – overschatting van het eigen kunnen.

Het problemencanvas dat jullie in jullie boek beschrijven ondersteunt je om jouw problemen op waarde te schatten en te komen tot een haalbare oplossing.

BG: Als een probleem jou overneemt en een verlammende werking heeft op jouw denken en handelen, dan zit je emotie heel erg hoog. Een tool als het problemencanvas helpt je om je gedachten te ordenen en jouw ideale situatie te definiëren. Je kan bij het invullen bijvoorbeeld tot de schrikbarende conclusie komen dat je wel over alle vaardigheden beschikt die je nodig hebt om er te komen en het probleem op te lossen – of dat je weet waar je ze kan halen. De grootste uitdaging zit veel meer in het beheersen van jouw emotie. Op het canvas schrijf je een emotie-statement over jouw gevoel en hoe je je zou willen voelen. Mis je bijvoorbeeld een vlucht naar Parijs, dan baal je daar enorm van, maar zou je het ook graag willen relativeren. Dat laatste doe je door je kalmte te bewaren, een kop koffie te pakken en een vriend te bellen. De vertaling van gedachten naar tekst op het canvas helpt je om jouw kijk op het probleem te veranderen. Je beschrijft dus het probleem en verwoordt jouw emotie, incompetentie en gevolg. Per factor bepaal je dan het ‘waarom’, dus waarom je de emotie voelt en denkt niet capabel te zijn om het op te lossen. En waarom het probleem het door jou gevreesde gevolg heeft. Vervolgens bepaal je het ‘hoe’. Welke uitkomst maakt dat jouw emotie, incompetentie en/of gevolg opgelost is zodat het probleem verdwijnt. Als laatste benoem je ‘wat’ je gaat doen; welke acties je morgen of vandaag onderneemt om het probleem te verhelpen.

Een kans is eigenlijk een omgekeerd probleem.

BG: Een kans wordt inderdaad wel gezien als een omgekeerd probleem. Maar is dat wel zo? Wij besloten het te toetsen door onze problemenformule los te laten op kansen. En het bleek te kloppen. Je hebt het alleen niet meer over incompetentie, maar over de competentie die nodig is om een kans te benutten. Maar wat ga je dan zeggen, want kansen grijp je toch gewoon? Als de bal voor een open doel ligt, hoef je niets anders te doen dan ‘m erin te schieten. Ons inzicht was dat het gaat om het zien van kansen. Want je moet een kans wel eerst herkennen voordat je deze kunt benutten. Hier spelen twee dingen een rol; zie jij de kans en is het wel een kans? Stop je die twee dimensies in een model, dan ontstaan er vier mogelijkheden. Behalve een echte kans – zoals het schot voor open doel - heb je ook een pseudokans: jij ziet dit als een kans maar het blijkt niet zo te zijn. Bij een latente kans is de kans reëel, maar jij ziet ‘m nog niet. Een onbekende kans is eigenlijk de meest interessante. Je zou je zeggen dat dit geen kans is en je ‘m dus ook niet ziet. Toch is dit juist waar potentieel grote kansen liggen! Misschien kijk je gewoon verkeerd of zie je iets over het hoofd. Dit heeft te maken met jouw perceptie van de werkelijkheid. Omdat die nog te beperkt is, zie je de kans niet terwijl die er wél is. Hier kan je echt een grote stap zetten door over te schakelen van een reactieve – ik hoef de bal er alleen maar in te schoppen – naar een proactieve mindset. Door jouw perspectief te veranderen en aan jezelf te werken, ontwikkel je een positief en optimistisch denkkader en zal je eerder kansen benutten en te creëren.

EvD: In gesprekken merk je vrij snel hoe mensen vastzitten in negatieve patronen. Let maar eens op hoe vaak er wordt gezegd: ‘Ja, maar’. Iemand doet een voorstel en de ander zegt: ‘Ja, maar ik heb daar geen geld voor’. Of: ‘Ja maar ik weet daar niets van’. Als je dit omdraait in ‘Ja, en…’ geef je een positieve draai aan je mindset. Deze techniek passen we vaak toe in onze workshops. Je begint met twee personen een gesprek waarbij je om de beurt een zin zegt. Jouw zin borduurt verder op de uitspraak van de vorige persoon en je bent het altijd met hem eens. Vandaar dat je jouw zin begint met ‘ja, en’. Jouw partner zegt bijvoorbeeld: ‘We hebben een braakliggend stuk in de tuin..’ Jij zegt: ‘Ja, en ik denk dat we daar vijf jonge bomen moeten planten’. Deze omdraaiing van een pessimistische standaardreactie geeft je verrassend snel nieuwe inzichten en je komt gegarandeerd in een goede bui!

Behalve een problemencanvas bevat jullie boek ook een kansencanvas. Hoe werkt het?

BG: Bij het identificeren van een kans begrijp je met het kansencanvas beter waar nu precies de clou zit. Het dwingt je om jouw gedachten op papier te zetten. Bovenaan het kansencanvas beschrijf je de situatie die maakt dat je een kans ziet. Stel dat ik met de huidige energietransitie een nieuwe energievorm zou vinden. Wat zou er dan gebeuren? Ik word heel erg rijk of ik ga de wereld verbeteren. De vraag is hoe ik deze kans kan grijpen en welke vaardigheid ik nu mis om dat te doen. Mijn ideeën hebben misschien te weinig impact; de wereld vol zetten met kleine windmolentjes helpt weliswaar tegen horizonvervuiling maar zet weinig zoden aan de dijk. Het kansencanvas helpt je om de drie factoren in de kansenformule te verwoorden: emotie, competentie en gevolg. Je bepaalt waarom je de emotie voelt, hoe je denkt deze kans te benutten en benoemt de positieve consequenties van de kans. Vervolgens bepaal je het ‘hoe’. Welke uitkomst maakt dat je deze kans ten volle benut? Als laatste bepaal je ‘wat’ je gaat doen om de kans te benutten. Daar kan je met anderen over van gedachten wisselen door het ingevulde kansencanvas met hen te bespreken en een aanpak te bepalen. Daarna voer je aanpak uit, benut de kans en vier je samen het resultaat! Ernst en ik denken dat het werken met problemen en kansen vooral een kwestie is van de juiste mindset. Met de juiste houding kun je problemen buiten de deur houden en kansen creëren en benutten. Ons boek geeft handvatten, templates en een aanpak om hier morgen mee aan de slag te gaan.