‘Maak kansen van risico’s’

Is het vertrekpunt van uw boek dat Nederland risico-avers geworden is en dat dat leidt tot te veel regels en stagnatie van ontwikkeling?

Ik kan die vraag hartgrondig met JA beantwoorden. Voorbeeld. Bij de Nederlandse banken is momenteel twintig procent van de medewerkers bezig met regels om witwassen tegen te gaan. Dat kost anderhalf miljard per jaar. Met de illusie dat als we nieuwe regels hebben het witwassen voorbij is. We zijn doorgeslagen in het maken van regels. Het kan veel slimmer.

In Risicodialoog heeft u het daarbij over een Pavlov-reactie.

Wat je vooral ziet is dat, als er iets misgaat in organisaties, we dat met nieuwe regels proberen op te lossen. Kijk naar de Toeslagenaffaire. Die is feitelijk ontstaat omdat we extra regels hebben gemaakt om de Bulgaren-fraude tegen te gaan. De maatschappelijke kramp is: er mag niks meer misgaan. In mijn boek maak ik onderscheid tussen tamme en wilde vraagstukken. Tamme vraagstukken kun je met relatief simpel risicomanagement oplossen. Wilde vraagstukken zijn complexe vraagstukken waar niet één antwoord op is. Perceptie speelt dan een grote rol. Als je aan wilde vraagstukken nog meer regels gaat toevoegen om ze beheersbaar te maken, wordt het alleen maar erger. More is less.

Wat zijn de gevolgen van een te grote rol van risicomanagement en risico-avers gedrag?

We zijn oneigenlijk werk aan het doen dat vaak geen waarde toevoegt. Kijk naar de enorm toegenomen witwascontroles bij banken, die ook nog niet mogen samenwerken om dat efficiënter te doen. Overigens speelt deze administratielast ook in andere sectoren, zoals de zorg en het onderwijs. Wat ik ook merk, is dat in organisaties mensen bij voorbaat al beginnen te zuchten als risicomanagement ter sprake komt. Het doodt processen van innovatie. Veel te vaak worden er zoveel risico’s benoemd en regels gemaakt om excessen te voorkomen, dat het initiatief op voorhand sterft. Risico moet je omdraaien van iets negatiefs naar iets positiefs. Wat kan wel?

Uw antwoord op dit vraagstuk van risico is: de risicodialoog en de DOD-aanpak. Leg uit.

Ik definieer het als volgt: een risicodialoog is een gesprek over expliciet, realistisch en gestructureerd omgaan met onzekerheden, risico’s en kansen, waarbij alle deelnemers aan het gesprek vrijmoedig spreken en openhartig luisteren. Wat ik wil, is dat mensen op voorhand met elkaar in gesprek gaan over risico’s. Daar krijg je hele andere gesprekken van. Dat kan met feitelijk drie hele simpele vragen (de DOD-aanpak). 1. Wat is het Doel? 2. Wat is de Onzekerheid? 3. Wat moet ik Doen (om verantwoord om te gaan met risico’s of om kansen te benutten). Ik ben er jaren mee bezig geweest en heb de lijst gebruikelijke vragen ingekort tot deze drie die er echt toe doen. Je kunt in gesprek gaan aan de hand van deze drie vragen, ze beschouwen als de meest compacte vorm van risicomanagement. Teams worden door de DOD-aanpak risicobewuster en ja, dat kan tot minder regels leiden.

Let wel: ik snap dat er regels moeten zijn. Ik ben blij dat er verkeersregels zijn. Ik snap dat er risicomanagement moet zijn. Maar door over risico’s de dialoog aan te gaan, in plaats van ze als automatisme te willen beheersen, kom je tot een ander beeld en maak je andere keuzes.

Voor de derde vraag over wat te doen hanteer ik de vier T’s: Terminate, Transfer, Treat. Tolerate. Soms moet je iets wel of niet doen, soms risico’s echt goed regelen en soms ook (bijvoorbeeld) ergens verzekeren. Je moet iets pas ingewikkeld maken als het echt nodig is. We maken risicomanagement nu vaak veel te moeilijk en tijdrovend, waardoor mensen snel afhaken. Toch zijn er ook positieve ontwikkelingen. Wat ik bijvoorbeeld heel goed vind van de nieuwe Corporate Governance Code, is dat daar expliciet gesproken wordt over principes in plaats van regels aangaande risicobeheersing. In principes geef je de ruimte om met elkaar in gesprek te gaan. Vergelijk het met een stoplicht. Als-ie op oranje staat moet je in principe stoppen, maar je mag doorrijden als er gevaar dreigt. Zo zou dat ook veel vaker voor risicomanagement moeten gelden. Zet niet direct alles op rood of on hold. Vergelijk het met een LEGO-brug die scheef staat. Veel mensen doen er dan een steentje bij om ‘m weer recht te krijgen. Ze voegen iets toe. Vaak is een steen weghalen (lees: minder regels) veel slimmer.

In uw boek haalt u de apneu kwestie bij Philips aan. In hoeverre past dat in de aanpak met een risicodialoog?

Wat ik van die casus weet, is dat het binnen Philips sinds 2015 bekend was dat er risico’s waren dat er schuimdelen los konden raken. Toch is daar niet op geacteerd, om welke reden dan ook. Het kan dat het risico niet als groot werd ingeschat, het kunnen commerciële redenen zijn geweest. Maar de conclusie is wel dat er intern een verschil van interpretatie was over de risico’s, als ze al bekend waren bij diegenen die er over zouden moeten beslissen. Om nog even op de Coporate Governance Code terug te komen, daarin staat een bepaling over in dialoog gaan met stakeholders, onder het principe ‘Duurzame lange termijn waardecreatie’. Ik denk dat je dit soort vraagstukken vaak met een risicodialoog kunt voorkomen omdat je in teams andere gesprekken krijgt over onzekerheden: de O uit het DOD-model. Grote dreiging van dit moment is bijvoorbeeld ook cybercrime: hacken. Je kunt nog zoveel regels inbouwen, toch weet je dat het een keer gaat gebeuren. Door over onzekerheden te praten, kun je vooraf oplossingen bedenken om, als het gebeurt, snel maatregelen te nemen. Je kunt niet alle risico’s afdekken.

Ander voorbeeld: ontregel de zorg. Hoe past dat binnen de risicodialoog?

We willen met protocollen alle risico’s voorkomen in een ziekenhuis. Het gevolg is dat verpleegkundigen steeds minder tijd hebben voor de patiënt aan het bed. Als je met elkaar praat over risico’s, in de vorm van een dialoog, kun je bespreekbaar maken waar de risico’s liggen. En door ruimte te geven aan professionals, kun je heel vaak overbodige handelingen negeren. Die patiënt ’s nachts juist wel lekker laten slapen in plaats van wakker maken om de temperatuur te meten, waarvan je eigenlijk weet dat die wel oké is. Iedereen snapt dat dat beter voor de patiënt is. En dat het tijd bespaart voor toch al druk bezette verpleegkundigen.

Tot slot…
Begin eenvoudig met de essenties en maak het alleen ingewikkeld als het moet. Maar vaak doen we het precies andersom. En: als je een dialoog aangaat, blijkt omgaan met risico’s om zo je doelen te realiseren vaak ook gewoon leuk te zijn. Keer het eens om: maak van risico’s kansen in plaats van belemmeringen.