Inmiddels is het vak contractmanagement zo volwassen geworden dat het haar strepen wel verdiend heeft. Praktijkcases tonen namelijk aan dat professioneel contractmanagement veel toegevoegde waarde biedt. Het levert niet alleen besparingen op, het geeft ook extra toegevoegde waarde voor zowel opdrachtgever als leverancier. Samenwerkingen worden veel intensiever en hebben een veel strategischer belang, waarbij beide partijen meer toegevoegde waarde halen uit een contract. Het aandeel van dit laatste type overeenkomsten wordt in de toekomst alleen maar groter.
Technologie en innovatie vragen om meer specialistische kennis
Een voorbeeld. Kijk eens naar de door technologie gedreven innovaties, die veel veranderingen in processen en operationele modellen teweegbrengen binnen organisaties. Bedrijven hebben hierdoor steeds meer specialistische ondersteuning nodig die de benodigde wendbaarheid door de continue veranderende markteisen aan kan. Ondersteuning wordt in de toekomst dan ook een understatement, want technologie krijgt meer en meer een leidende rol in plaats van een ondersteunende. Om die wendbaarheid te verkrijgen, gaan bijvoorbeeld ICT-afdelingen een toenemend aantal outsourcingscontracten aan met partijen die alle skills al in huis hebben. Wat betekent deze ontwikkeling voor organisaties? Op dit moment is het vooral belangrijk om te kijken naar de bestaande contractstrategie en te bepalen in welk stadium uw organisatie zit als het gaat om de inzet van contractmanagement. Om verwarring te voorkomen: het overzicht van inzetstadia verschilt van het CATS Maturity Model (CCMM), een beschrijving van volwassenheidsniveaus gericht op het contractmanagementproces. De inzetstadia die hieronder volgen geven aan op welk niveau contractmanagement wordt ingezet binnen een organisatie.
Hoe ziet de opbouw van inzetstadia er dan uit?
De vijf inzetstadia van contractmanagement
1. Ontkennend Uw organisatie registreert hooguit contracten (contractbeheer). Hiermee heeft uw organisatie nog niet de toegevoegde waarde van professioneel contractmanagement ontdekt. Nog veel kansen te benutten dus!
2. Zoekend Uw organisatie ziet het heil van proactief contractmanagement, maar heeft intern de toegevoegde waarde nog niet weten te identificeren. Uw organisatie is naarstig op zoek naar een haalbare effectieve (methodische) aanpak.
3. Kostenbewust Uw organisatie kijkt bij contractmanagement vooral naar de kosten versus de baten. Want het hoger management wil constante bewijsvoering zien die de vraag beantwoordt: wat levert het ons financieel uiteindelijk op? Veel organisaties die contractmanagement vanuit inkoopperspectief benaderen, waar kostenbesparing vaak een leidmotief is, bevinden zich in dit stadium.
4. Business bewust Uw organisatie is van één ding overtuigd: zonder contractmanagement verlies je veel waarde op de lopende contracten. De kosten/baten discussie is afgerond, uw organisatie is continue op zoek naar de optimale waarderealisatie.
5. Contractmanagement als strategisch instrument Uw organisatie erkent contractmanagement als strategisch middel om samenwerkingsovereenkomsten effectief bij te laten dragen aan de strategische doelstellingen. Eerst wordt er binnen de organisatie nagedacht over de manier waarop die met leveranciers/opdrachtgevers wil samenwerken. Dan wordt er invulling gegeven aan het bijbehorende contractmanagement en pas daarna volgt de marktbenadering. Hier vindt er een duidelijke scheiding plaats tussen contracten met weinig toegevoegde waarde, met name voor commodities en contracten die betrekking hebben op het optimaal uitvoeren van de core business en bijdragen aan de organisatiedoelstellingen.
Voor organisaties in het eerste stadium, waarin het besef van nut en noodzaak van contractmanagement ontbreekt, kan het bepalen van het inzetstadium lastig zijn. U kunt als toegewijde professional de oplossing vinden in een businesscase, om te laten zien wat nu de daadwerkelijke voordelen zouden zijn. Neem hierin dan ook vooral de technologische en innovatieve ontwikkelingen mee en het effect dat die op uw organisatie hebben.
In de praktijk merk ik op dat de meeste organisaties zich in stadium twee en drie bevinden. Het laatste stadium gebeurt in Nederland zelfs nog niet heel veel. Bij CM Partners zijn we bezig om dit stadium van contractmanagement in een nieuw boek meer vorm te geven. Wordt vervolgd!
Gert-Jan Vlasveld is Senior Partner bij CM Partners BV en auteur van CATS CM editie 2014. Deze preview verscheen eerder op www.vanharen.net.
Over Linda Tonkes
Linda Tonkes (1977) studeerde af als Registeraccountant aan NIVRA-Nyenrode en werkte vanaf 1996 tot en met 2011 bij Deloitte, waar ze als senior manager vertrok. In 2012 startte ze haar eigen accountantskantoor en is vanaf 2013 betrokken bij CM Partners als trainer en adviseur.
