Eerst de cijfers. Ongeveer 37 procent van de vergaderingen beginnen te laat – gemiddeld zo’n vijftien minuten na de afgesproken tijd. De meetings eindigen vervolgens ook een kwartier later, vergeleken met 3,5 minuut voor vergaderingen die op tijd starten.
De gevolgen liegen er niet om. Verlate vergaderingen zorgen voor een slecht humeur bij de deelnemers en kunnen een negatief effect hebben op creativiteit en prestaties, zo blijkt uit onderzoeken waarover The Washington Post bericht. ‘Bijna een op de vier deelnemers zegt gefrustreerd te raken wanneer een collega zes tot tien minuten te laat is; 14 procent verliest concentratie. Anderen zijn beledigd, voelen zich niet gerespecteerd of zijn gewoon kwaad.’
Ondanks deze negatieve sociale gevolgen, verspreidt laatkomen zich snel. Uit onderzoek blijkt dat managers op laatkomers wachten, voordat ze een vergadering beginnen. Dit blijkt ook uit de bevinding dat deelnemers aan een vergadering 74 procent meer e-mails verzenden in de minuten nadat de start van de vergadering is gepland – een indicatie dat de vergadering nog niet is begonnen. ‘Verdere vertragingen zorgen ervoor dat wanneer mensen binnenlopen, zien dat er niks gebeurt en vertrekken om koffie te halen of naar de wc te gaan,’ staat er in het artikel.
Hoe stop je het virus van te laat komen dat ervoor zorgt dat werknemers die wel op tijd zijn een kwartier lang op hun handen zitten? Behalve het cadeau Timemanagement volgens Covey, biedt het verhaal van een manager in The Washington Post wellicht inspiratie. Dawn Reshen-Doty besloot om samen met alle aanwezigen in de vergaderruimte te wachten op een notoire laatkomer – in plaats van te beginnen of de aanwezigen de gelegenheid te geven andere dingen te doen. Toen de laatkomer haar naam eer aan deed en te laat binnenkwam, werd ze ontvangen met gezichten die op onweer stonden. ‘Tien minuten zitten en wachten was lang genoeg voor iedereen om zich te realiseren: Ik had zoveel andere dingen kunnen doen,’ vertelt Reshen-Doty. Ze voegde de werknemer toe: ‘Dit heeft een impact op de dag van iedereen.’
Terugkijkend op de interventie, zegt ze: ‘The walk of shame doet wonderen.’
