Met een kop koffie vertellen de deelnemers aan elkaar waarom ze hier zijn: op zoek naar kennis hoe ze hun werk beter kunnen organiseren. En ze zijn nieuwsgierig naar de schrijver. Want het boek hebben de meesten al gelezen, nu willen ze hem ook wel zien! Ter introductie vertelt Allcott dat hij zelf eigenlijk nooit zo georganiseerd werkte. Sterker nog, toen hij drie jaar geleden werkte aan de universiteit van Birmingham had hij een overvolle agenda en een enorme to-do list. Een tijd waarin hij zijn afspraken en toezeggingen niet altijd kon waarmaken, omdat hij geen overzicht had over zijn werkzaamheden. Allcott ging daarom op zoek naar manieren om weer grip op zijn agenda te krijgen. En die heeft hij gevonden.
Hoe? Hij is gaan werken 'als een ninja'. Allcott realiseerde zich namelijk één ding: je moet je aandacht goed kunnen richten om succesvol te zijn. Aandacht is de sleutel tot productiviteit: hoe beter je die richt (of afschermt), hoe groter de kans van slagen. En laat aandacht sturen nou net een kernkwaliteit van ninja's zijn! Hij heeft de lessen afgekeken en overgenomen. Allcott: 'Het is niet moeilijk, echt niet. Als ik het kan.... dan kunnen jullie het ook!'.
Werken met aandacht
Allcott geeft wel twee waarschuwingen vooraf. Allereerst legt hij uit dat we niet moeten verwachten dat we na afloop van de workshop experts in timemanagement zijn. ‘Dat gaat nooit lukken. Timemanagement kan helemaal niet: je kunt tijd niet beheersen. Je aandacht, daar gaat het om.'
Ten tweede: laat het idee dat je alles kunt afronden los. Accepteer dat perfectie niet mogelijk is, zeker niet in de huidige 24/7 informatie maatschappij.
Dat gezegd hebbende legt Allcott vervolgens in razend tempo uit wat de negen Ninja-eigenschappen zijn die je als moderne kenniswerker nodig hebt om succesvol te zijn. Drie belangrijke ervan zijn:
#1 Wees zen-kalm
Verzeker dat je je geen zorgen hoeft te maken over allerlei dingen die niets te maken hebben met de klus die je op dat moment wilt doen. Je brein maakt namelijk geen onderscheid tussen hele kleine dingen (een boek bij de bibliotheek ophalen) en grote dingen (een projectplan opzetten en uitwerken). En, een belangrijke tip van Allcott: wees je bewust van de verschillende rollen in je werk. Die van de ‘baas’: verantwoordelijk voor plannen en organiseren van je werk, en die van de ‘werknemer’: verantwoordelijk voor het feitelijke uitvoeren van je werk. Wanneer je die twee uit elkaar haalt kun je kalm en zonder zorgen werken aan de klus van het moment.
#2 Wees meedogenloos
Zet je aandacht gericht in, op de dingen die voor jou belangrijk zijn. Breng daartoe voor jezelf in kaart wanneer je op zijn scherpst en geconcentreerd ben, of wel ’pro-actief’ bent - voor de meeste mensen is dat in de ochtend. En ga na wanneer je inactief (meestal na de lunch) en actief bent (over het algemeen de laatste uren van de middag). Wanneer je daar in je planning rekening mee houdt, zul je productiever kunnen zijn.
En zorg bovendien dat je niet afgeleid kunt raken. Blok webpagina's, zet je email en desnoods je telefoon uit: afleidingen zijn taboe. Ga dus niet je mail elke 5 minuten bekijken, maar handel die op specifieke momenten af van de dag af, passend bij jouw mate van concentratie.
#3 Gebruik camouflage en wees onzichtbaar
Een ninja beheerst de kunst van het onzichtbaar zijn. Zorg dat je weet wanneer je rustig en ongestoord wilt werken en organiseer dat ook. Dat kan op allerlei manieren: door een uurtje in je agenda per week te blokken om rustig aan je planning te werken tot en met een wat langere periode vrij te nemen en ergens ver weg te gaan zitten als je een boek wilt schrijven.
Na deze toelichting heeft de zaal nog de nodige vragen. Want het klinkt zo logisch en voor een deel is het herkenbaar met werkwijzen als Getting Things Done, maar in de praktijk brengen... Dat is wel wat anders.
Begin een nieuwe gewoonte…
Allcott is echter helder: Begin met een paar uur in de week voor reflectie en review: de impact daarvan is enorm. Breng vervolgens je inbox van je email naar nul. Dat kost je ongeveer drie uur en geeft je een enorm gevoel van vrijheid en rust. Want, elke mail in je inbox geeft je brein aanleiding voor zorgen: wat moet ik er nog mee doen, welk bommetje zit er nog in, welke klus hangt me nog boven het hoofd? Met een lege inbox hoeft je brein je daarover geen zorgen meer te maken. Elke dag een half uurtje bijwerken zorgt ervoor dat je inbox op 0 blijft en dat jij weet wat er speelt.
En last but not least: erken dat er geen perfectie is. Je zult tegen hobbels aanlopen - dat is ok! Zorg ervoor dat je je ontwikkelt en verbeteren. Speel met de mogelijkheden en word comfortabel met je veranderende gewoontes. Eén nieuwe gewoonte per keer, en begin met een kleine verandering. Focus erop en zie wat er van komt. Zo maak je stappen.
…en merk direct resultaat!
Na afloop praten de deelnemers nog even na met elkaar. Wat zijn nou de tips waar zij het meest aan hebben gehad? Het onderscheid in soorten werkzaamheden, van baas of werknemer, blijkt veel mensen een tool in handen te geven waar ze in de praktijk veel aan hebben. Ook de tip te plannen naar je aandacht (pro, re- of inactief) blijkt voor veel deelnemers nuttig te zijn. 'Ik kan nu veel meer voortgang maken tijdens mijn pro-actieve uren'.
Enthousiast gaan de deelnemers van de workshop naar huis: zij hebben een paar nuttige tips gekregen om de regie in eigen hand te nemen!
Yolanda van Heese is auteur en coach voor leidinggevenden en hun teams. Tevens is zij oprichter van Leaders Online.
Over Yolanda van Heese
Yolanda van Heese is coach voor leidinggevenden en hun teams. Tevens is zij oprichter van Leaders Online. Leaders Online informeert leidinggevenden over relevante ontwikkelingen (zoals social media, de nieuwe generatie medewerkers) en geeft hen daarbij concrete handvatten hoe ze de mogelijkheden ervan - samen met hun team - kunnen benutten voor hun eigen organisatie. Dat doet Leaders Online onder andere met workshops, presentaties en online cursussen. Voor Management Team schrijft zij over managementboeken.
