Het boek trapt af met een anekdote uit het schaatsen waarmee de auteurs treffend weergeven hoe we steeds verder van de werkelijkheid af raken. Hoe we ons dagelijks leven (de leefwereld) waarin we ons werk doen steeds meer beheersbaar proberen te maken door regels en procedures toe te voegen (de systeemwereld). Daardoor denken we niet meer na en vergeten we de kern van de zaak waarvoor we werken (de bedoeling). We weten niet meer wat de oorsprong is van onze organisatie.
Het (organisatie)model dat Wouter Hart en Marius Buiting hiervoor gebruiken gaat uit van drie cirkels. Het hart van het model wordt gevormd door de bedoeling, de eerste cirkel. Daar omheen bevindt zich de leefwereld, de tweede cirkel. Het geheel wordt afgerond door de systeemwereld die weer om de leefwereld heen ligt, de derde cirkel.
Bij veel organisaties ligt de focus op de systeemwereld. De gedachte hierachter is dat als we de systeemwereld helemaal in orde maken, de mensen in de leefwereld ‘vanzelf’ de goede dingen gaan doen. Ze bereiken dan tenslotte waarvoor de organisatie is opgericht, de bedoeling. Van binnen naar buiten organiseren in plaats van buiten naar binnen In de praktijk blijkt echter dat de meest succesvolle organisaties precies andersom denken. Ze beginnen met de bedoeling en ondersteunen die richting hun medewerkers met een aantal principes voor klantgericht denken en werken. Denken vanuit het klantperspectief, vergroten van eigenaarschap bij de klant en organiseren samen met de klant.
Het zijn deze simpele principes die het mogelijk maken dat medewerkers hun verantwoordelijkheid kunnen en willen nemen. Ter completering richten die succesrijke organisaties een systeemwereld in die ondersteunend is en blijft. Deze manier van organiseren leidt tot een hogere klantwaardering, een grotere medewerkerstevredenheid en veel betere financiële resultaten.
Als we deze organisatiefilosofie projecteren op de inkoopprofessie zien we een zelfde verbeteringspotentieel. Een bedrijf of organisatie heeft behoefte aan producten of diensten voor haar bedrijfsvoering. Die producten of diensten moeten ingekocht worden bij leveranciers. In sommige gevallen zelf gemaakt of zelf uitgevoerd als het diensten betreft. Dat is de leefwereld vanuit inkoopperspectief. Moeilijker kan het niet zijn, inkopen is geen raketwetenschap. Toch verzinnen we als inkopers steeds meer regels en procedures om ervoor te zorgen dat onze collega’s zich voegen naar het inkoopbeleid. Aangevuld voor wat betreft de overheidsinkopers door af en toe vrij ingewikkelde aanbestedingswetgeving. Onze collega’s zullen en moeten zich hieraan houden. De systeemwereld wordt ook voor inkopers steeds belangrijker en overvleugelt hun leefwereld.
‘Verdraaide organisaties’ kun je qua insteek vergelijken met het boek ‘Begin met het waarom’ van Simon Sinek. Wouter Hart refereert daar ook aan en vermeld dat het boek in dezelfde periode is geschreven. De voorbeelden die je in het boek aantreft zijn zo duidelijk en schrijnend dat het te gênant voor woorden is, dat mensen hun systeemwereld leidend laten zijn boven hun leefwereld en bedoeling van hun organisatie.
Terug naar de basis zal voor veel inkopers in de private sector al een hele uitdaging zijn, voor inkopers in de publieke sector lijkt het een mission impossible. Toch is dit mooi verzorgde boek ook voor hen een aanrader om zich weer bewust te worden waarom ze doen wat ze doen
Over Peter Streefkerk
Peter Streefkerk is eigenaar van Respect Inkoopconsultancy. Hij is actief met interim-management, advisering, projectmanagement, training en coaching op het gebied van contractmanagement en inkoop. Hij is auteur van boeken over contractmanagement en inkopen. Met Octavia Siertsema maakt bij een podcast over aanbesteden.
