De eerste stap in 'Stoppen met stapelen' is focus aanbrengen door topprioriteiten te onderscheiden van de minder relevante activiteiten. Advies: richt je op maximaal drie topdoelstellingen. Het Business Model Canvas van Osterwalder en Pigneur, dat bestaat uit negen bouwstenen, is een uitstekend hulpmiddel om topdoelstellingen in beeld te krijgen. Bij de tweede stap vertaal je de drie topdoelstellingen aan de hand van een roadmap. Dit kun je doen met de OGSM-methode (objective, goals, strategies, measures). Een onderdeel van de roadmap is een scorebord waarin een zo beperkt mogelijk aantal Key Performance Indicators (KPI's) staan vermeld. Een veel gebruikt scorebord is de Balanced Score Card van Kaplan. In stap drie is het zaak om organisatiecapaciteit vrij te maken. Organisatiecapaciteit vrijmaken gebeurt doorgaans top-down. De auteur bepleit hiervoor om activiteiten te clusteren in een 'Go-groep' (hebben topprioriteit om uit te voeren), 'Time-Out-groep' (tijdelijk parkeren) en een 'Stop-groep' (helemaal mee stoppen). Topprioriteit, klantperspectief, financiële impact, voortgang en duurzaamheid zijn vijf de criteria die bepalend zijn in welke groep een plan of activiteit gaat vallen. Bij stap vier gaat het om de balans te vinden in stoppen en stapelen van plannen en/of activiteiten. Daarvoor heeft de auteur het 'schrapprincipe' (er wordt alleen iets nieuws gestart als er iets wordt gestopt) en het schaarsteprincipe (inperken van beschikbare organisatiecapaciteit) bedacht als hulpmiddel om binnen een organisatie activiteiten te stoppen of plannen af te keuren. Deze benadering versterkt de focus van de organisatie. Ten slotte bij stap vijf is het zaak de vrijgekomen organisatiecapaciteit effectief in te zetten om de beoogde topdoelstellingen te behalen. In het boek zijn vijf korte interviews met CEO's opgenomen die aangeven hoe zij complexiteit in hun bedrijf voorkomen, focus aanbrengen en vasthouden en, hoe zij de organisatie opschonen van minder relevante activiteiten en plannenmakerij. Dit alles om aan de structurele overbelasting van een organisatie te ontkomen. Immers managementtijd is het meest schaarse bedrijfsmiddel. Stoppen van activiteiten en/of plannen voorgoed in de ijskast zetten is vaak niet gemakkelijk en vereist een transparante en tijdige manier van communiceren naar de betrokkenen. Het gedachtegoed van de auteur is niet heel erg origineel, maar 'Stoppen met stapelen' is een helder geschreven pragmatisch boek dat stapelgedrag (neiging tot overbodig toevoegen van nieuwe plannen en/of activiteiten) en consequenties daarvan voor de afnemende slagkracht van organisaties aan de kaak stelt.
Over Louis Thorig
Louis Thörig is verbonden als master- en bachelorthesisbegeleider aan de afdeling Organisatiewetenschappen, Faculteit Sociale Wetenschappen, Vrije Universiteit Amsterdam. Hij was tot 1 augustus 2011 werkzaam als global communications manager op het hoofdkantoor van IOI-Loders Croklaan (www.croklaan.com) in Wormerveer. Hij heeft zijn MBA behaald bij Business School Nederland, de Action Learning MBA.
