Vraag aan iemand hoe het met hem gaat en dikke kans dat u als antwoord krijgt ‘Druk...'. U herkent het vast wel: de hele dag moet u zaken regelen, mails beantwoorden, telefoontjes afhandelen, vergaderingen bijwonen. En dan heb je eigenlijk nog niet eens je eigen werk kunnen doen! Met Zo word je een Productiviteits Ninja krijgt u van Graham Allcott een bulk aan tips om weer de regie over uw eigen agenda te krijgen.
Dat doet hij aan de hand van de metafoor van een ninja: de productiviteitsninja.
U moet namelijk niet denken dat u uw zaken voor elkaar krijgt met een handige to-do lijst. Want in de huidige dynamische tijd, waarin nieuwe impulsen via social media en mails over elkaar heen buitelen is een ding zeker: u krijgt nooit alles af. Kortom: timemanagement is voltooid verleden tijd, aldus Allcott.
In plaats van het sturen op tijd is het veel belangrijker om uw aandacht te managen. Aandacht is de sleutel tot productiviteit: hoe beter je die richt (of afschermt), hoe groter de kans van slagen. Zie daar de metafoor van een ninja: want wie is er beter in staat om zijn aandacht te focussen dan een ninja? De ninja heeft negen kwaliteiten waarmee hij dat doet. Die kwaliteiten zijn voor u als kenniswerker van belang om succesvol te kunnen zijn.
De focus van het boek ligt echter niet op de kwaliteiten als zodanig, maar op een praktische uitleg hoe je kunt werken als een productiviteitsninja. Hoe handelt u als een ninja uw mail af, op welke manier kunt u projecten aansturen en hoe haalt u het beste uit vergaderingen? Dat zijn de technieken die Allcott op heldere, soms wel erg uitgebreide manier uitlegt. U krijgt veel oefeningen, waarmee u direct uw eigen werk op orde brengt. Alllcott dwingt u bijna om actie te ondernemen. Niet gek voor een boek waarbij de kerngedachte is: 'Het draait om actie'!
Zo adviseert Allcott om je bewust te zijn van het soort werk dat je zit te doen: ben je een 'werker' (het schrijven van een recensie) of zit je in de 'baas-modus': het plannen en organiseren van je werk, je strategie bedenken en bedenken wat het resultaat van een klus moet zijn? Ook als kenniswerker, adviseur of zelfstandige kun je in je werk de twee verschillende aspecten ontdekken. Door je daarvan bewust te zijn kun je een stuk productiever worden.
Voor degenen die al werken met Getting Things Done is er niet zo veel nieuws in het boek te vinden, anders dan de bijzondere manier van presenteren met de ninja. Wie echter het overzicht kwijt is en verdrinkt in het werk vindt in dit boek praktische werkwijzen. Wees er wel op voorbereid dat Allcott volharding van u verwacht. Wanneer u niet bereid bent om structureel tijd te besteden aan deze manier van werken, dan zult u weer snel achterop raken en opnieuw moeten beginnen.
Een tip, voor het geval u ermee aan de slag gaat: let erop dat u niet doordraaft. Het is ook belangrijk om 'koffiepraatjes' te kunnen houden, voor informele momenten en kletspraatjes. Want juist zo kun je nieuwe dingen horen, relaties opbouwen en onderhouden. En wees nou eerlijk - de sociale contacten geven toch ook juist jeu aan het werk?
Yolanda van Heese is auteur en coach voor leidinggevenden en hun teams. Tevens is zij oprichter van Leaders Online.
Over Yolanda van Heese
Yolanda van Heese is coach voor leidinggevenden en hun teams. Tevens is zij oprichter van Leaders Online. Leaders Online informeert leidinggevenden over relevante ontwikkelingen (zoals social media, de nieuwe generatie medewerkers) en geeft hen daarbij concrete handvatten hoe ze de mogelijkheden ervan - samen met hun team - kunnen benutten voor hun eigen organisatie. Dat doet Leaders Online onder andere met workshops, presentaties en online cursussen. Voor Management Team schrijft zij over managementboeken.
