Rapportagetechniek - Schrijven voor lezers met weinig tijd

1 Inleiding 11

DEEL 1
Proces en product 15
2 Stappenplan: van opdracht naar tekst 17
2.1 Stap 1: Analyseer de doelgroepen 18
2.2 Stap 2: Bepaal de hoofdvraag 22
2.3 Stap 3: Formuleer achtergrondvragen en deelvragen 25
2.4 Stap 4: Leg de structuur vast in een voorlopige inhoudsopgave 26
2.5 Stap 5: Schrijf in hoog tempo de eerste versie 28
2.6 Stap 6: Reviseer de eerste versie systematisch 29
2.7 Samen aan een rapport werken 32

3 Rapportonderdelen 39
3.1 Voorwerk, kern en nawerk 40
3.2 Omslag en titelpagina 40
3.3 Voorwoord 42
3.4 Samenvatting 42
3.5 Inhoudsopgave 47
3.6 Inleiding 48
3.6.1 Aanleiding voor het rapport 49
3.6.2 Doel van het rapport 51
3.6.3 Structuurbeschrijving 53
3.7 Inhoudelijke hoofdstukken 53
3.8 Conclusies 54
3.9 Aanbevelingen 57
3.10 Literatuurlijst 58
3.11 Bijlagen 59
3.12 Colofon, noten, symbolenlijst, verklarende woordenlijst, register 59

DEEL 2
Schrijfvaardigheden 65
4 Structureren 67
4.1 Drie manieren om een rapport te lezen 68
4.2 Indelen in hoofdstukken en paragrafen 69
4.2.1 Maak tijdig een inhoudsopgave 69
4.2.2 Zorg voor een juiste mate van onderverdeling 70
4.2.3 Formuleer hoofdstuk- en paragraaftitels kernachtig en informatief 71
4.2.4 Maak een vragenschema per hoofdstuk 73
4.3 Indelen in alinea’s 74
4.3.1 Begin elke alinea met een kernzin 75
4.3.2 Behandel per alinea niet meer dan één onderwerp 76
4.3.3 Gebruik alineagroepen voor alinea’s die bij elkaar horen 78
4.3.4 Gebruik puntsgewijze opsommingen 81

5 Formuleren 87
5.1 Duidelijk formuleren 88
5.1.1 Kies begrijpelijke woorden 88
5.1.2 Formuleer nauwkeurig 89
5.1.3 Beperk het aantal lange zinnen 90
5.1.4 Gebruik begrijpelijke zinsconstructies 92
5.1.5 Zorg voor duidelijke verwijzingen 93
5.2 Bondig formuleren 94
5.2.1 Voorkom uitweidingen 94
5.2.2 Vermijd inhoudsloze intro’s 95
5.2.3 Vervang zwaarwichtige voorzetselconstructies 95
5.3 Aantrekkelijk formuleren 96
5.3.1 Gebruik functionele voorbeelden 96
5.3.2 Gebruik met mate beeldspraak en vergelijkingen 97
5.3.3 Kies de juiste mate van formaliteit 99
5.3.4 Schrijf waar mogelijk actieve zinnen 100
5.3.5 Varieer de formulering 101
5.3.6 Kies een passende toon 103
5.3.7 Inclusieve taal: verwijs op passende manier naar personen, hij/zij/hen 104

6 Overtuigen 107
6.1 Overtuigen van besluitvormers 108
6.2 Keuzes: waardoor laten mensen zich leiden? 111
6.2.1 Begin met het sterkste alternatief of argument 111
6.2.2 Complexe en eenvoudige beslissingen 112
6.2.3 De kracht van sociale invloed: zeven overtuigingsprincipes 113
6.2.4 Framing: kies het perspectief waarmee u uw doel het best bereikt 116
6.3 Wat als er weerstand is tegen een voorstel? 118
6.4 Technieken op de grens van misleiding 120
6.4.1 Relevante informatie verstoppen 120
6.4.2 Geen of onjuiste concretisering gebruiken 121
6.4.3 Manipuleren met de hoeveelheid informatie 122
6.4.4 Vaag formuleren 122
6.4.5 Misleiden met plaatjes 122

7 Verwijzen 127
7.1 Drie redenen om bronnen te gebruiken 128
7.2 Vinden en beoordelen van bronnen 128
7.3 Voorkomen van plagiaat 130
7.4 Verwijzen naar bronnen in een tekst 131
7.5 Opsommen van bronnen in de literatuurlijst 135

8 Visualiseren 141
8.1 Informatie illustreren 143
8.1.1 Vijf richtlijnen voor illustraties 143
8.1.2 Tabellen en figuren gebruiken 146
8.2 Tekst opmaken 153
8.2.1 Evenwicht vinden tussen functie en vorm 153
8.2.2 Basisvormgeving 155
8.2.3 Vormgeving van tekstelementen 158
8.2.4 Vormgeving van rapportonderdelen 162

DEEL 3
Genres 169
9 Professionele teksten 171
9.1 Ontwerprapport 172
9.2 Haalbaarheidsstudie 175
9.3 Voortgangsverslag 180
9.4 Beleidsnota 182
9.5 Kort adviesrapport 184
9.6 Slidesrapport 185

10 Wetenschappelijke teksten 191
10.1 Literatuurverslag 192
10.2 Wetenschappelijk artikel 194
10.3 Verslag van experimenteel onderzoek 197
10.4 Verslag van kwalitatief onderzoek 198

11 Brieven, e-mails en memo’s 205
11.1 Zes voordelen van brieven 206
11.2 Zakenbrieven 206
11.2.1 Vormgeving van de brief 206
11.2.2 Briefconventies 208
11.3 Sollicitatiebrieven 216
11.3.1 De brief 216
11.3.2 Het curriculum vitae 220
11.4 E-mails 223
11.5 Memo’s 226

Bronverantwoording en aanbevolen literatuur 230
Illustratieverantwoording 233
Bijlage 1 Correct schrijven 236
Bijlage 2 When the Dutch write in English 253
Bijlage 3 Beoordelen van rapporten 260

Register 263
Over de auteurs 267