Wat is datacratisch werken?
Datacratisch betekent letterlijk ‘geleid door gegevens en feiten’. Als je mensen en teams inzicht geeft in de data die voorhanden is, dan krijgen ze een veel rijker en scherper beeld van wat er werkelijk gebeurt. Hun invloed op verbeteracties is ook veel groter, want door het geven van kritische feedback kunnen ze werkprocessen zo nodig en zo mogelijk meteen aanpassen. Want data tonen aan waar een maatregel van een bestuurder of manager werkelijk toe heeft geleid. Dankzij het beschikbaar stellen van data geef je de macht terug aan de vakmensen die het eigenlijke werk doen. Ze kunnen voortaan zelf aan de knoppen draaien en zo verbeteringen doorvoeren.
Waarom is de PDCA-cyclus een belangrijke rode draad in uw boek?
De PDCA-cyclus (Plan-Do-Check-Act, van W. Edwards Deming - red.) is cruciaal om tot betere bedrijfsresultaten te komen. De traditionele opvatting van PDCA is dat mensen hun werk evalueren en vervolgens acties bedenken om tot verbeteringen te komen. Maar PDCA kun je ook leren via experimenteren. Je probeert iets nieuws en kijkt of het werkt. Als je oplossing is getest en beter werkt dan de oude situatie, dan kan deze worden opgenomen in de normale PDCA. Deze benadering van leren en verbeteren vraagt medewerkers om verantwoordelijkheid te nemen en daar waar mogelijk hun werk te verbeteren. In mijn boek laat ik zien hoe PDCA in combinatie met data en ‘data analytic tools’ leidt tot een krachtige leeromgeving; een startpunt voor een verbetercultuur waarin data en systemen mensen weer ondersteunen in hun werk.
De huidige disruptie op de markt maakt het noodzakelijk om met behulp van data versneld te leren, versneld te verbeteren en versneld te innoveren?
Organisaties als Coolblue, Albert Heijn en fietsenwinkel.nl proberen elke dag de eigen bedrijfsvoering te versnellen en te verbeteren. De tijd van ivoren torenachtige langetermijnplanning ligt definitief achter ons. Het versnelde leer- en verbetertempo is nu een overlevingsvereiste, anders doe je automatisch een stap terug in je bedrijfsvoering. Versneld leren houdt in dat je dagelijks structureel naar je data kijkt en het reguliere werk zo veel mogelijk automatiseert. Ook stuur je op ‘onvervalste’ KPI’s die een gunstige invloed hebben op je toekomstige winstcijfers en je klanttevredenheid. Je kijkt dus niet langer alleen naar je verkoopcijfers. In dit proces van versneld leren ben je bovendien niet bang om fouten te maken, maar je kent van elke fout wel de risico’s voor het bedrijfsproces.
Hoe kom je tot een datacratische PDCA-cyclus?
Door enkele belangrijke begrippen te koppelen aan de term PCDA kom je tot de datacratische PDCA-cyclus. De P van Plan wordt daartoe uitgebreid met Passie, de D van Do met Data, De C van Check met de C van ‘Conscious control’ en de A Van ‘Actualize’ met de A van Autonomie. Alle verandering begint vanuit een passie van iemand om de zaken eens op een hele andere manier aan te pakken. Zodat je als organisatie écht iets kunt betekenen voor de klant. Vanuit deze passie ontstaat een plan. Het gaat er vervolgens om wat je gaat doen. Daartoe is het zaak om alle beschikbare data boven tafel te krijgen, die uit de leefwereld zelf komt en dus direct samenvallen met de dagelijkse realiteit. Data leiden tot betere en snellere beslissingen, omdat je het geheel overziet en besluiten neemt op basis van actuele informatie. Conscious control ontstaat door de terugkoppeling van data en het monitoren ervan. Mensen zien en beseffen dan wat er daadwerkelijk aan de hand is en krijgen hierdoor meer grip op de situatie. Op basis van de data bepalen professionals voortaan wat werkt en krijgen daarin meer autonomie. Ze hoeven niet langer de vaak irreële – want op abstracties gebaseerde – aanwijzingen van hun managers op te volgen.
Wat komt er kijken bij datacratisch leidinggeven?
Het stelt hoge eisen aan de analytische vaardigheden, want leidinggevenden maken plannen en nemen besluiten op basis van de verkregen data. Ze dienen bovendien veel sneller en gerichter te handelen en komen het liefst veel meer achter hun computer vandaan. Idealiter proberen leidinggevenden met datacratisch werken hun mensen in beweging te brengen en hen meer keuzes voor te leggen. Want het gebruik van data is bedoeld om mensen zelf weer de regie te geven en met behulp van data te komen tot leren en verbeteren. Datacratisch leidinggeven brengt dus de menselijke maat terug. Managers gaan weer luisteren naar de mensen op de werkvloer, horen daar wat hen motiveert en bezighoudt en verdisconteren dit in hun wijze van aansturing. Hun manier van leidinggeven sluit hierdoor veel meer aan op de dagelijkse werkpraktijk van hun mensen.
Wat zijn de consequenties van datacratisch werken?
Leren en verbeteren komen voorop te staan. Dat kan vrij confronterend zijn, want mensen kunnen elkaar gaan aanspreken op hun prestaties. Ook gaan cijfers en data zaken benoemen die voorheen misschien minder duidelijk of zelfs onzichtbaar waren. Denk hierbij aan verschillen in performance en klanttevredenheid tussen klantmanagers, maar ook aan verschillen in omzet en winst tussen gelijkwaardige regiomanagers die eerder niet aan het licht kwamen. Je moet dan de verantwoordelijkheid nemen om aan de van hand van deze nieuwe informatie beslissingen te nemen. Nu kun je mensen immers aanspreken op hun daadwerkelijke inbreng en scherper bepalen wie er wél en wie niet een bonus verdient. De leidinggevende krijgt in deze nieuwe werksituatie steeds meer de taak van een teamcoach.
Over Peter Spijker
Peter Spijker is freelance journalist. Hij schrijft regelmatig artikelen voor Managementboek.nl
