Soms loop je tegen een (software)product aan waarvan je denkt: dat ziet er interessant uit, maar wat kan ik ermee en hoe ga ik ermee aan de slag? En belangrijker nog: wat kan het precies? Dat overkwam mij toen ik geconfronteerd werd met Zapier, een platform waar je allerlei softwaretoepassingen (apps) aan elkaar koppelt die je vervolgens automatisch ‘dingen’ laat doen. Denk daarbij aan apps als Salesforce, Gmail, Microsoft 365, WhatsApp, Trello en Google Drive. Dus ging ik op onderzoek uit om antwoorden te vinden op de volgende vragen: Wat kan het? Hoe werkt het? En wat kan ik ermee? Het resultaat is het boek Laat Zapier voor je werken!, dat antwoord op al deze vragen geeft.
Zaps
Zapier laat apps dus met elkaar ‘praten’. Los van de hierboven genoemde apps laat Zapier je meer dan 7000 (!) apps aan elkaar koppelen. Dat doe je middels een zap, het hart van de automatisering die je ontwerpt. Dit proces is visueel, interactief en intuïtief – je hebt geen programmeerkennis nodig om Zapier te kunnen gebruiken. Elke zap bestaat uit een trigger (er gebeurt iets) en een of meer acties. Voorbeelden van triggers zijn: het ontvangen van een formulier op je website, van een e-mail met bijlage, een update in Google Calendar, een bericht in een specifiek Slack-kanaal enzovoort. Vervolgens bepaal je wat er moet gebeuren; moet het formulier naar een bepaalde afdeling worden doorgestuurd, eventueel op basis van de inhoud (klacht, demoaanvraag, lead enzovoort), wil je je kalendergebeurtenis aan je Trello-bord toevoegen, of wil je de bijlage automatisch laten opslaan in een map op je cloudopslag? Je begrijpt: met ruim 7000 apps tot je beschikking kun je heel wat taken automatiseren die je anders wellicht handmatig deed en daardoor foutgevoelig zijn.
Door de bomen het bos zien
Zapier is met die 7000 apps behoorlijk overweldigend. Gelukkig is de appdirectory overzichtelijk ingedeeld, per rubriek (marketing, CRM, website enzovoort). Daarnaast is iedere app niet alleen uitvoerig gedocumenteerd, maar worden ook verschillende voorbeelden gegeven van hoe je die app aan een andere koppelt, waarbij ook nog een voorbeeldzap wordt gegeven. Met andere woorden: Zapier inzetten zal het probleem niet zijn. Belangrijker is hier je eigen creativiteit, het vermogen om de mogelijkheden die Zapier biedt in concrete projecten om te zetten. En verder beschikt Zapier over talloze sjablonen die je voor je eigen projecten kunt aanpassen; het hoeft niet veel tijd te kosten om efficiënt met Zapier om te kunnen gaan.
Webpagina’s en tabellen
Zaps bouwen is niet het enige kunstje dat Zapier beheerst; je kunt er ook een eenvoudig of complex webportaal mee opzetten, bijvoorbeeld met een feedbackformulier voor je klanten, links naar veelgestelde vragen en een met wachtwoord beveiligde pagina waar je medewerkers de klachten kunnen inzien en afhandelen – al dan niet deels geautomatiseerd met een zap natuurlijk. Wil of kun je geen Google-spreadsheet gebruiken om gegevens in op te slaan, dan bouw je in Zapier in een handomdraai een tabel (database) waarin gegevens kunnen worden opgeslagen en van waaruit nieuwe acties te organiseren zijn; de mogelijkheden zijn eindeloos.
Chatbots en AI
Tot slot beschikt Zapier ook over de mogelijkheid om een chatbot te bouwen, gebaseerd op GPT-3.5 van OpenAI. Heb je zelf een OpenAI-account, dan kun je dat koppelen en door Zapier laten gebruiken, zodat je ook GPT-4 kunt gebruiken. Eventueel is het mogelijk om je chatbot te trainen met eigen materiaal. Op die manier bouw je in een handomdraai een eigen, functionele chatbot.
ChatGPT is bovendien als actieapp beschikbaar. Ontvang je een open reactie via een webformulier? Laat de inhoud dan analyseren door ChatGPT en op basis van het oordeel (negatief, neutraal of positief) een reeks acties ondernemen: klant bedanken/gerust stellen, klantenservice inlichten enzovoort.
Zapier is kortom een machtig interessant product met vele toepassingsgebieden. Correct gebruik helpt je saaie en tijdrovende taken te verminderen, omdat je die kunt automatiseren. Nieuwsgierig geworden? Lees dan Laat Zapier voor je werken.
Over Bob van Duuren
Bob van Duuren is oprichter en directeur van Van Duuren Media, uitgeverij van boeken over ict, fotografie, management en (populaire) psychologie. Hij schrijft al ruim 35 jaar boeken over een groot aantal computeronderwerpen, waarbij zijn affiniteit bij internet, programmeren, grafische toepassingen en AI ligt. Hij geeft sinds 2002 leiding aan Van Duuren Media.
