Wat niet veranderd is, zijn de kracht en effectiviteit van het Getting Things Done - oftewel gtd-model zelf. De vijf stappen die je doorloopt om je wereld onder controle te krijgen en de zes aandachtshorizonnen die je gebruikt om prioriteiten te stellen zijn tijdloos. De vijf stappen van het natuurlijke planningsmodel voor een project zullen over duizend jaar nog steeds bruikbaar zijn. Ze vormen de basis van hoe je moet omgaan met wat ik ‘dingen in je leven’ (stuff of life) noem en zijn in de huidige tijd nog steeds volledig toepasbaar.
Wat wél veranderd is, is dat we ons veel meer bewust zijn geworden van hoe belangrijk deze uitgangspunten en technieken zijn voor onze gezondheid en productiviteit in deze nieuwe wereld waarin we leven, en van hoeveel mensen er baat bij kunnen hebben.
Dat we dankzij smartphones en de digitale cloud 24 uur per dag bereikbaar kunnen zijn, is aan de ene kant geweldig, maar veroorzaakt aan de andere kant een enorme stroom van mogelijk relevante input die ons makkelijk kan overweldigen. Je moet weten waar je mee bezig bent, en waarom, wil je gefocust blijven in dit tumult van aanlokkelijke mogelijkheden. Van de constante geluidjes van binnenkomende e-mails, sms’jes, tweets en Facebook-berichten is aangetoond dat ze letterlijk even verslavend zijn als cocaïne, en mogelijk net zo schadelijk voor je productiviteit. Je onderdompelen in deze overvloed aan informatie kan behoorlijk creatief, plezierig en nuttig zijn, maar alleen als je de rest van je leven genoeg onder controle hebt om je die luxe te kunnen veroorloven en weet wat je eraan hebt.
Wat dat betreft is nieuw hoe vaak dingen nieuw zijn. Terwijl je dit leest, stroomt je inbox vol met mails die je prioriteiten voor de rest van deze dag kunnen veranderen, of voor deze week, of zelfs voor je hele leven! De kunst van gtd onder de knie krijgen en toepassen is kortom extra cruciaal geworden voor een productief leven. Hoe effectief ben je in het verzamelen van je verplichtingen en wensen, het beslissen erover, het organiseren ervan en het reflecteren erop? Hoe goed kun je deze zaken op elkaar afstemmen, zodat je zeker weet dat je de juiste keuzes maakt over wat je op een bepaald moment doet?
Wat ook nieuw is, zijn de onderzoeksgegevens uit de cognitiewetenschap die het basisprincipe van gtd ondersteunen dat je hoofd bedoeld is voor het krijgen van ideeën, niet voor het vasthouden ervan. Er beginnen heuse ‘handleidingen voor de hersenen’ te verschijnen, die bevestigen dat we absoluut moeten stoppen met wat we proberen te doen met onze geest. Cognitief vragen we ontzettend veel van onszelf, en onze hersenen zijn daar niet op gebouwd. Een ‘extern brein’ gebruiken – een betrouwbaar systeem buiten ons hoofd om dingen te onthouden – is niet alleen handig, het is pure noodzaak.
Tot slot is ons begrip van hoe deze methodologie in elkaar steekt nieuw: het gaat hierbij niet om een eenmalig trucje waarmee je controle krijgt over je wereld, maar om een levensstijl en -kunst waarmee je overzicht houdt over het werk in je leven. Je leven zal veranderen, en daarmee je werk; misschien op een verrassende en spectaculaire manier. Maar het proces van hoe je omgaat met die verandering, de dingen weer onder controle krijgt en de juiste focus krijgt voor een nieuw hoofdstuk in je leven, zal niet veranderen.
Wat nieuw is aan gtd, is dat we ons bewust zijn van de universele en eeuwige waarde ervan, op oneindig veel subtiele niveaus.
David Allen is auteur van Getting Things Done. Hij schreef deze preview speciaal voor Managementboek.
Over David Allen
algemeen directeur van de David Allen & Co, top-100 'thought leaders'
