David Allen leert ons in 'Getting things done' hoe we natuurlijk gaan plannen. Geen nieuwe manieren van werken, geen nieuwe vormen, gewoon simpel terug naar hoe ons brein werkt. Wel zo handig, want vaak lijkt het alsof we voor een nieuwe methode meer moeten leren dan dat het iets oplevert.
'Getting things done' heeft geen nieuwe en spetterende creatieve ideeën, het is eigenlijk gewoon een boek dat ons op natuurlijke wijze mee neemt aan de hand om onze levens en ons werk op te ruimen. Ik werk veel in projecten en ben zelfstandig ondernemer. Allen leert me dat ik voor beide eenzelfde systeem kan gebruiken. Ik kan zelfs mijn privéleven op de zelfde manier ordenen.
Wat ik de meest handige tip vond, was het aanmaken van mappen in outlook, waarin de mail kan worden gearchiveerd. Zo blijft je inbox leeg. Een map die je kunt aanmaken, is @actie. Hier gaan de mailtjes in die je moet afhandelen. En een map @afwachten. Hier gaan de mailtjes in waarin iemand zegt dat hij/zij iets gaat doen, of je kunt er de mailtjes in doen die je zelf uitzet bij anderen. Zo weet je precies wat er gaande is en waar je nog achter aan moet.
Het boek is een beetje langdradig in het eerste deel, waarin Allen vertelt hoe het allemaal zo gekomen is en hoe zijn systeem in elkaar zit. Ik was snel geneigd om door te gaan naar deel 2 waar hij beloofde te vertellen hoe het werkt. Ik heb me ingehouden... Het boek is gelukkig niet zo heel erg Amerikaans. De voorbeelden kunnen ook in Nederland gebeuren, dus daar heeft men in de vertaling goed rekening mee gehouden.
Wat ik mis, is het advies om als team dat samenwerkt ook samen dit boek te lezen (of naar een training te gaan) zodat iedereen een zelfde werkwijze ontwikkelt. Dan kunnen manager en assistent elkaar helpen om de acties te nemen die nodig zijn. Maar ook in een projectteam is het handig om allemaal dezelfde werkwijze te adopteren. Of het voor u werkt, is vooral afhankelijk van hoe u het makkelijkst leert.
Ik vind het heerlijk om een boek te pakken op de momenten dat het mij uitkomt. Ik vind het fijn om zelf creatieve nieuwe ideeën te laten ontstaan bij het lezen. Dat gaat moeilijker voor mij als ik een workshop volg. Maar anderen leren vooral door te luisteren. Voor mensen die graag lezen en leren vanuit een boek is dit een prettig geschreven boek dat aanzet tot opruimen en structuur.
Over José Otte
Dr. José W. Otte MBA werkte als waarderend onderzoeker met een bedrijfskundige gedragswetenschappelijke achtergrond. Zij faciliteerde sociale innovatie door het introduceren van dialooggroepen waarin gewerkt werd met bijzondere vragen. Ze was verbonden aan Mizu. José geniet inmiddels van een welverdiend pensioen, en recenseert geen boeken meer.
