Wat is timeboxing? Bij timeboxen combineer je de to-do lijst die je al maakt met een (bij voorkeur digitale) agenda. De methode gaat vooral ook om het focussen van je aandacht, door te kiezen wat je gaat doen die dag. Voordat de afleidingen zich aandienen. Door elke taak in je agenda op te nemen en ook aan te geven hoeveel tijd je eraan gaat besteden, ben je productiever.
Mindset
Wat meteen opvalt in het boek, is dat elk hoofdstuk zelf een timebox is. Met sleutelwoorden, aantal woorden en ingeschatte leestijd weet je als lezer meteen waar je aan toe bent. Timeboxing is opgedeeld in vier delen: Geloven, Plannen, Doen en Eigen maken. Omdat timeboxing volgens Zao-Sanders vooral een mindset is, besteedt hij in Deel 1 veel tijd aan het krijgen van die juiste instelling (‘Geloven’). Hier staan alle argumenten waarom timeboxing zo nuttig is en hoeveel beter je je gaat voelen. Als je overtuigd bent, kun je door naar het volgende deel: Plannen.
Behapbaar
Het plannen van timeboxen, zo lees je in deel 2, plan je in als eerste in de morgen. Het begint met je to-do lijst: wat zijn alle taken die je vandaag moet of wilt doen? Die komen als timeboxen in je agenda. Voor elke taak schat je in hoe lang je nodig hebt (15, 30 of 60 minuten). Grote taken knip je op in behapbare stukken, kleine taken bundel je. De tijd inschatten is in het begin misschien lastig, maar hier word je vanzelf beter in.
Deel 3 heeft een eenvoudige boodschap: doen. Begin met je taak, al is het een mini-activiteit. Dat voorkomt afleiding. Overigens erkent Zao-Sanders dat afleiding onvermijdelijk is, word je vooral bewust van wat je hiermee doet. En check halverwege hoe je ervoor staat en pas aan waar dat nodig is.
Scrum
Ten slotte vraagt het tijd om van deze methode een gewoonte te maken. Daarover gaat deel 4. Het mooie van timeboxing is dat deze methode heel goed naast andere methoden te gebruiken is. Maak je to-do lijsten? Helemaal prima, ga daar vooral mee door. Ben je gewend je taken in je agenda op te nemen? Timeboxing kan je helpen dit nog beter te doen. Ik moet bij deze methode ook denken aan scrum sprints. Daarbij is de to-do lijst een backlog van taken, die je op prioriteit ordent. Elke ochtend kun je zien als een sprint die begint met het inplannen van de taken door ze te timeboxen. En voor de inschatting van de duur van elke timebox kun je ook Fibonacci gebruiken, of eenvoudiger, zoals Zao-Sanders voorstelt: kort (15 minuten), midden (30 minuten) of lang (60 minuten). Wie bekend is met scrum, zal zich de timeboxing methode snel eigen maken, denk ik.
Marc Zao-Sanders werkt het idee van timeboxen vrij uitgebreid uit. Het belangrijkste is gewoon aan de slag te gaan, uit te proberen en te leren wat voor jezelf het beste werkt. Timeboxing geeft hiervoor veel suggesties.
Over Carla Verwijs
Carla Verwijs is managementconsultant met een specialisatie in kennismanagement.
